Убийца времени


Время - капитал; по оценкам, в жизни примерно 200 000 часов. Исследования показывают, что в среднем люди используют свой потенциал только на 30-40%. Причина? Пустая трата времени из-за плохого планирования и проблем с постановкой четких целей, расточительное управление временем. Ценному навыку тайм-менеджмента обучают специалистов по психологии бизнеса. Нельзя позволить времени управлять человеком. Он должен взять под контроль свою работу и личную жизнь. Научиться управлять временем самостоятельно.


Есть много преимуществ. Эффективно распоряжаясь своим временем, можно согласовать различные роли, которые нужно одновременно выполнять (сотрудник, муж, отец, любовник), избежать перегруженности повседневными обязанностями или справиться со стрессом (а стресс разрушает здоровье и потенцию). Также можно преследовать жизненные цели (идти куда хотите) и выделять больше свободного времени (для всех чудесных вещей, о которых вы всегда мечтали).

Как эффективно управлять временем
• определит свои цели (четко сформулировать их)
• составить письменные планы
• следовать расписанию
• расставлять приоритеты
• постараться не прерывать (если возможно) запущенную задачу
• группировать действия, служащие одной и той же или аналогичной цели, в блоки времени
• делегировать ответственность (аутсорсинг работы)
• организовать собственное рабочее место.

Выбор цели


Постановка целей - ключевой навык управления временем. Их планирование требует систематического обновления, определения приоритетов и обзора в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Это касается как профессиональной, так и частной жизни.
Раскрыть свои карьерные цели можно ответив на вопросы:
• «Что требует от меня начальство?»
• «Почему я работаю?»
• «Что для меня важно в контактах с коллегами?»
• «Чего я хочу добиться в своей профессиональной жизни?»
• «Какие у меня варианты?»
• «Как я могу повысить свою эффективность?»

Упражнение: нужно проанализировать ключевые цели в жизни сейчас: карьера, карьерный рост, должность, а также мечты и другие личные цели - опыт, который хочется получить, навыки,

которые хочется изучить, места, которые можно посетить, увлечения, которые можно внести в жизнь.

Для каждой поставленной цели, нужно спросить себя: как ее достичь? Когда это сделать?

Принципы правильной постановки цели
• Применение положительных категорий к тому, чего хочется достичь.


• Конкретно указанная цель (что, кто, когда, где, как?)


• Цель поставлена так, чтобы она находилась в «сфере влияния»


• Продуманные последствия достижения цели (окружение, другие люди)


• Соответствие цели, которая будет достигнута, другим ценностям


• Проверка достижения цели на опыте. Как узнать, что цель близко или уже достигнута?

Стоит разбивать задачи на шаги. Каждый шаг включает в себя такие элементы, как:
• срок для завершения
• необходимая информация, собственные ресурсы, внешняя помощь с планом, как и где их получить?
• планирование деятельности
• ожидаемые препятствия и идеи о том, как с этим бороться.
• когда станет понятно, что цель достигнута

Прежде чем приступить к цели:
• Нужно расставить приоритеты: «сейчас моя цель самая важная?»
• Составить список личных факторов траты времени, препятствий: «чего я боюсь, что мне нужно улучшить / изменить / изучить?», «от чего мне нужно отказаться (деятельность, связанная с достижением других целей», «в чем мне отказывать другим? (Например, услуги, время )», «в чем мне отказывать себе? (альтернативные искушения, удовольствия)»
• Часто представлять, что цель достигнута, «Я у цели». Это поддерживает веру в то, что цель все еще имеет смысл и привлекательна, несмотря на все трудности. Если планы достижения цели включают предложения о возможных препятствиях или расходах, будет легче справиться с ними, когда они возникнут.

Супер планировщик


Бизнес-психологи подсчитали, что 8 минут планирования - это час сэкономленного времени. Однако часто люди отказываются от планирования как от пустой траты времени. Это ошибка! Планируя день нужно учитывать:
• вопросы, которые должны быть решены в определенный день,
• вопросы, не решенные накануне,
• новые вещи, возникающие в течение дня,
• телефонные звонки и корреспонденция, которые необходимо решить,
• периодически повторяющиеся действия,
• сроки планируемых мероприятий.
Не нужно планировать слишком тщательно, особенно если работа проходит в непредсказуемых условиях; тогда разобраться с делом сложнее.

Разумно запланированное время должно включать в себя три блока в правильных пропорциях:
• 50-60% запланированных занятий (входит в дневной план),
• 20-30% неожиданных дел (сбои, кражи времени, внезапные и срочные задачи),
• около 20% спонтанных действий.

Если распорядок дня чрезвычайно амбициозен, многие задачи остаются невыполненными. Тогда человек расстраивается, обвиняет себя и отговариваете от дальнейшего планирования, то есть снова погружаетесь в хаос. Многие люди находятся в иллюзии, что в течение дня они будут делать больше, чем на самом деле. Поэтому при планировании нужно вводить ограничения и расставлять приоритеты - хотя бы для решения самых важных дел.

Почему стоит расписывать планы?


• Разгрузка памяти,
• Получение большего комфорта от работы,
• Сосредоточенность на важных задачах,
• Контроль эффективности и исправление ее на постоянной основе
• учет деятельности.

Стоит избегать:
• откладывания дел на потом
• болезненного перфекционизма – задачи выполняются как можно лучше, но в заранее определенные временные рамки для действий
• долгого принятия решений - может оказаться, что плохое решение лучше, чем решение, которое отложили
• помощи другим, если участие в этом мешает вовремя достичь своих целей

Не спешите
• Можно вставать на полчаса раньше, чтобы спокойно заниматься своими утренними делами.
• 30% предпринятых действий - это лишние действия - прежде чем что-либо начинать, нужно подумать, необходимо ли это и логично
• Не надо планировать больше работы, чем можно сделать за один день
• нельзя позволять времени ускользать сквозь пальцы - резкость «похитителей времени».

Расстановка приоритетов


Если человек пытается сделать несколько дел одновременно, он ничего не заканчивает или даже не делаете правильно. В результате в конце очень напряженного дня он обнаруживает, что на самом деле ничего не сделал и ужасно устал. Ему даже сложно сказать, чем именно он занимался на работе. Если так будет продолжаться, выгорание ждет его во всей красе. И намного раньше, чем в андропаузовом возрасте.
За один раз нужно посвящать себя только одной задаче и по возможности выполнять ее или выполнить хотя бы один из ее этапов. Чтобы это стало возможным, необходимо расставить приоритеты и последовательно им следовать.

Метод приоритетного выбора


Метод состоит в том, чтобы распределить все действия, которые нужно выполнить, по двум параметрам: важность и срочность.

• Кризисные задачи - важные и срочные.
В эту категорию входят, прежде всего, задачи экстремального характера (например, жена рожает, машина угнана) и более общие задачи (например, очень важный отчет на завтрашнее утро). Эти задачи также включают мероприятия, которые стали срочными и важными из-за отсрочки.


• Разумные задачи - важные, но менее срочные.
Чаще всего люди откладывают эти вопросы на неопределенный срок (например, уроки английского языка, физические упражнения). Нужно считать важные дела срочными!


• Мимолетные задачи - менее важные, но срочные.
Срочные задачи, хотя и не очень важные. К сожалению, они часто рассматриваются как действия в кризисных ситуациях и вытесняют благоразумные задачи (например, любимая телепрограмма; прекращение работы по контракту, чтобы забрать письмо, которое было получено минуту назад).


• Второстепенные задачи - менее срочные и менее важные.
К сожалению, они часто заменяют разумные задачи (например, мытье посуды, стирка, покупки).


• Задачи, на которые не стоит тратить время («воры») - например, чтение бульварных газет, 95% времени уходит на просмотр телевизора.
Неэффективность означает, что слишком мало времени тратится на продуманные задачи в пользу мимолетных, второстепенных и воров времени.

Ставка на удовлетворение
Американский исследователь венгерского происхождения в ходе многолетних исследований обнаружил, что люди получают наибольшее удовлетворение и удовольствие от занятий, в которых они теряют ощущение времени. В такие моменты внимание человека сосредоточено только на выполняемой задаче, которая сопровождается положительными эмоциями. Если человеку нравится то, что он делает, тайм-менеджмент больше не является трудным!

Аутсорсинг работы другим
Если возможно, нужно делегировать ответственность за выполнение определенных задач своим подчиненным, то есть возложить на них обязанности, которые обычно выполняются самостоятельно без необходимости. Нужно позволить им принять некоторые решения самостоятельно, и человек освободит себя и выиграет драгоценное время для более важных дел. Делегируя ответственность, есть риск совершенных ошибок со стороны сотрудников. Однако выгода обычно превышает возможные потери: человек экономит время, улучшает процесс принятия решений, позволяет сотрудникам развиваться, улучшает отношения с людьми, выполняет меньше работы.

Другие статьи:

Общая стратегия и стратегии интенсивного роста корпорации General Motors

Стратегии роста компании Ford

Для чего нужен риск-менеджмент в банке?

Мотивация персонала – это залог успеха всего предприятия

Мотивация сотрудников в малом бизнесе