Содержание
Оптимизация бизнес-процессов позволяет сотрудникам предприятия начать работать лучше, не затрачивая при этом больше усилий. Как результат — улучшаются показатели и производительность.
Что такое оптимизация
Оптимизация бизнес-процессов считается направлением деятельности компании в лучшую сторону через выбор наиболее простого выполнения задания. Оптимизация может проводиться по следующим направлениям:
- уменьшение времени на осуществление какой-либо задачи;
- снижение первоначальной стоимости товара или услуги;
- увеличение качества товара, грамотное обслуживание клиентов;
- высвобождение ресурсов с целью улучшить предприятие;
- оптимизация планирования.
Для успешной оптимизации всех бизнес-процессов необходимо, чтобы участвовали все работники предприятия. Следует сконцентрировать их силы и внимание на поставленную задачу. Оптимизировать предприятие очень часто не стоит, в то же время важно вовремя отреагировать тогда, когда оптимизация может поднять компанию на новый уровень, повысив ее доход.
Когда нужна оптимизация
Есть несколько признаков того, что необходимо проводить изменения в старых процессах:
- сотрудники тратят слишком много времени, чтобы принять решение;
- работа некачественно выполняется;
- нет строгого разграничения сферы ответственности на каждом уровне;
- в компании начали работать новые сотрудники, однако должного результата нет.
Заметив хотя бы один из этих признаков, необходимо подумать о возможной оптимизации бизнес-проектов в ближайшем будущем.
Кадры важнее всего
Сначала нужно назначить руководителя проекта, который проследит за процессом выполнения. Такой человек должен быть не только силен финансово, но и иметь стойкий характер. Зачастую этот человек — генеральный директор маленькой компании, а также его заместители.
Немаловажную роль играет и персонал, который занимается улучшением бизнес-процессов. Лучше всего, когда проектом занимаются как сами сотрудники, так и внешние консультанты. Зачастую своему персоналу доверяют оптимизацию существующих проектов. Внешние же специалисты со своим опытом и умениями должны обучать технологиям оптимизации.
Инструменты
Во время оптимизации эксперты пользуются такими инструментами, как:
- ликвидация и исключение ненужных затрат, сокращение пути (по возможности);
- задействование новых технологий для использования в компании;
- уменьшение сложности. Упрощается выполнение задачи;
- автоматизация и ускорение. Используются современные технологии, чтобы не только упростить задачу выполнения, но и автоматизировать элементарную работу;
- стандартизация – взять себе в опыт эффективные стандарты, используемые в мире.
Перед началом самой оптимизации необходимо понять, что именно ухудшило эффективность продвижения. Чтобы выяснить причину, детально исследуются процессы в организации. Работникам придется подстраиваться под новый график и сменить алгоритм действий, забыв о старой системе и уничтожив все бесполезное. Это будет считаться революцией на пути к оптимизации.
Ключевые моменты оптимизации
Сама оптимизация разделяется на несколько шагов:
- Подсчет параметров эффективности. Зачастую роль играют время и деньги, которые были потрачены на приобретение и продажу товаров, либо услуг. Также не стоит игнорировать точку зрения персонала. Если сотрудники не будут опровергать нововведения, процесс оптимизации пройдет быстрее.
- Определение избыточных узлов. Таковыми называют действия, которые не являются важными и их можно автоматизировать, либо вовсе отменить. Например, получение подписи начальника, получение сведений об оставшейся продукции на складе.
- Моделирование эффективного бизнес-процесса. Здесь необходимо обратить внимание на потребности компании и работников, оборудование, четко обозначить цель.
- Использование обновленного алгоритма работы. Следует доходчиво объяснить персоналу, как работает новый алгоритм. Главное, чтобы сотрудники понимали пользу, которую они получат от нововведений.
- Анализ и выводы. После оптимизации можно проследить за изменениями и выяснить, были они полезны или нет.
Успех оптимизации зависит от лояльности сотрудников, умелого управления ими, грамотно выбранной стратегии.
Ошибки во время оптимизации
Исследования проектов определили ряд ошибок, которые допускают руководители:
- слишком быстрые решения. Любое изменение должно быть изучено и исследовано. Следует устранять причины, а не следствие;
- неопытный персонал. Если на предприятии работают необразованные специалисты, то фирма не сможет достичь положительных результатов;
- неправильное распределение обязанностей. Следует расставить приоритеты и распределить сотрудников на участки.
Следуя главным принципам оптимизации, компания не будет стоять на месте, а начнет продвигаться. Необходимо строго следовать вышеперечисленным пунктам и постепенно вводить изменения.
Другие статьи: