Оптимизация бизнес-процессов позволяет сотрудникам предприятия начать работать лучше, не затрачивая при этом больше усилий. Как результат — улучшаются показатели и производительность.

Что такое оптимизация

Оптимизация бизнес-процессов считается направлением деятельности компании в лучшую сторону через выбор наиболее простого выполнения задания. Оптимизация может проводиться по следующим направлениям:

· уменьшение времени на осуществление какой-либо задачи;
· снижение первоначальной стоимости товара или услуги;
· увеличение качества товара, грамотное обслуживание клиентов;
· высвобождение ресурсов с целью улучшить предприятие;
· оптимизация планирования.

Для успешной оптимизации всех бизнес-процессов необходимо, чтобы участвовали все работники предприятия. Следует сконцентрировать их силы и внимание на поставленную задачу. Оптимизировать предприятие очень часто не стоит, в то же время важно вовремя отреагировать тогда, когда оптимизация может поднять компанию на новый уровень, повысив ее доход.

Когда нужна оптимизация

Есть несколько признаков того, что необходимо проводить изменения в старых процессах:

· сотрудники тратят слишком много времени, чтобы принять решение;
· работа некачественно выполняется;
· нет строгого разграничения сферы ответственности на каждом уровне;
· в компании начали работать новые сотрудники, однако должного результата нет.

Заметив хотя бы один из этих признаков, необходимо подумать о возможной оптимизации бизнес-проектов в ближайшем будущем.

Кадры важнее всего

Сначала нужно назначить руководителя проекта, который проследит за процессом выполнения. Такой человек должен быть не только силен финансово, но и иметь стойкий характер. Зачастую этот человек — генеральный директор маленькой компании, а также его заместители.

Немаловажную роль играет и персонал, который занимается улучшением бизнес-процессов. Лучше всего, когда проектом занимаются как сами сотрудники, так и внешние консультанты. Зачастую своему персоналу доверяют оптимизацию существующих проектов. Внешние же специалисты со своим опытом и умениями должны обучать технологиям оптимизации.

Инструменты

Во время оптимизации эксперты пользуются такими инструментами, как:

· ликвидация и исключение ненужных затрат, сокращение пути (по возможности);
· задействование новых технологий для использования в компании;
· уменьшение сложности. Упрощается выполнение задачи;
· автоматизация и ускорение. Используются современные технологии, чтобы не только упростить задачу выполнения, но и автоматизировать элементарную работу;
· стандартизация – взять себе в опыт эффективные стандарты, используемые в мире.

Перед началом самой оптимизации необходимо понять, что именно ухудшило эффективность продвижения. Чтобы выяснить причину, детально исследуются процессы в организации. Работникам придется подстраиваться под новый график и сменить алгоритм действий, забыв о старой системе и уничтожив все бесполезное. Это будет считаться революцией на пути к оптимизации.

Ключевые моменты оптимизации

Сама оптимизация разделяется на несколько шагов:

1. Подсчет параметров эффективности. Зачастую роль играют время и деньги, которые были потрачены на приобретение и продажу товаров, либо услуг. Также не стоит игнорировать точку зрения персонала. Если сотрудники не будут опровергать нововведения, процесс оптимизации пройдет быстрее.

2. Определение избыточных узлов. Таковыми называют действия, которые не являются важными и их можно автоматизировать, либо вовсе отменить. Например, получение подписи начальника, получение сведений об оставшейся продукции на складе.

3. Моделирование эффективного бизнес-процесса. Здесь необходимо обратить внимание на потребности компании и работников, оборудование, четко обозначить цель.

4. Использование обновленного алгоритма работы. Следует доходчиво объяснить персоналу, как работает новый алгоритм. Главное, чтобы сотрудники понимали пользу, которую они получат от нововведений.

5. Анализ и выводы. После оптимизации можно проследить за изменениями и выяснить, были они полезны или нет.

Успех оптимизации зависит от лояльности сотрудников, умелого управления ими, грамотно выбранной стратегии.

Ошибки во время оптимизации

Исследования проектов определили ряд ошибок, которые допускают руководители:

· слишком быстрые решения. Любое изменение должно быть изучено и исследовано. Следует устранять причины, а не следствие;
· неопытный персонал. Если на предприятии работают необразованные специалисты, то фирма не сможет достичь положительных результатов;
· неправильное распределение обязанностей. Следует расставить приоритеты и распределить сотрудников на участки.

Следуя главным принципам оптимизации, компания не будет стоять на месте, а начнет продвигаться. Необходимо строго следовать вышеперечисленным пунктам и постепенно вводить изменения.

Другие статьи:

Адаптация ребенка к детскому саду

Анализ компании: бизнес-потенциал и эффективность

Правовое государство

Логистическое координирование

Стратегическое значение управления цепями поставок