Синергия. «Автоматизация документооборота организации ООО АКП-Техно»

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-

ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ»

Факультет электронного обучения

Направление	09.03.02	Кафедра	ЭО
	(код)		(аббревиатура)

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

на тему

«Автоматизация документооборота организации ООО "АКП-ТЕХНО"»

 

Обучающийся
	(Ф.И.О. полностью)	подпись
Руководитель
	(Ф.И.О. полностью)	подпись
Декан факультета
	(Ф.И.О. полностью)	подпись

 

МОСКВА 2018 г.

Факультет Электронного обучения Кафедра _ЭО

Направление _ 09.03.02_

ЗАДАНИЕ НА ВЫПУСКНУЮ КВАЛИФИКАЦИОННУЮ РАБОТУ

Студент                                                                                                     

(Фамилия Имя Отчество)

1. Тема выпускной квалификационной работы

«Автоматизация документооборота организации ООО "АКП-ТЕХНО"» 

Утверждена приказом университета         №                        от «        »_                   2018 г.

2. Срок сдачи студентом законченного проекта  «_     »    _         2018 г.
3. Исходные данные по выпускной квалификационной работе: Данные, собранные в период прохождения преддипломной практики, нормативно-правовая база по вопросам проектирования автоматизированных информационных систем, учебные и научные издания.
4. Содержание разделов выпускной квалификационной работы Введение
5. Аналитическая часть
   • Технико-экономическая характеристика      предметной      области            и предприятия. Анализ деятельности.
     • Характеристика предприятия и его деятельности
     • Организационная структура управления предприятием
     • Программная и техническая архитектура ИС на предприятии
   • Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
     • Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
     • Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 2.3.Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

1.2.4.Анализ    системы  обеспечения   информационной  безопасности  и защиты Информации.

• Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации 3.1.Анализ существующих   разработок   для   автоматизации    задачи   и        выбор технологии проектирования
  • Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
  • Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
• Обоснование проектных решений
  • Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 4.2.Обоснование проектных решений по программному обеспечению

1.4.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

1. Проектная часть
   • Разработка проекта автоматизации
     • Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
     • Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 1.3.Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
   • Информационное обеспечение задачи
     • Информационная модель и её описание
     • Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
     • Характеристика результатной информации
   • Программное обеспечение задачи
     • Общие положения (дерево функций и сценарий диалога
     • Характеристика базы данных
     • Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей
     • Описание программных модулей
   • Контрольный пример реализации проекта и его описание

• Обоснование экономической эффективности проекта
  • Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
  • Расчёт показателей экономической эффективности проекта

5. Заключение
6. Список использованной литературы
7. Основные вопросы, подлежащие разработке

В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.

В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание.

В разделе 1.2 следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи.

В разделе 1.3 необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизируемой задачи (в виде сравнительной таблицы наиболее интересных решений), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.

В разделе 1.4 необходимо провести анализ и обосновать выбор средств, используемых для автоматизации задачи: технического обеспечения (компьютеры и периферия, сетевое оборудование, офисная техника, дополнительные устройства), программного обеспечения (операционная система, СУБД, среда разработки, другое прикладное ПО), информационного обеспечения (классификаторы, справочники, документы, информационные базы).

В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.

В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы.

Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи и должен содержать:

‒ рисунок информационной модели и ее описание;

‒ таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;

‒ описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;

‒ описание результатных документов, файлов и экранных форм;

‒ таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.

Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи и должен содержать:

‒ рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;

‒ рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;

‒ рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;

‒ блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.

В разделе 2.4 следует представить экранные формы, демонстрирующие работу системы (не менее 7) и их описание.

В главе 3 приводится методика расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов.

Приложение обязательно должно содержать фрагмент листинга программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей - около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе), также могут быть приведены:

‒ схемы или таблицы из основной части дипломной работы;

‒ результаты выполнения контрольного примера;

‒ диаграммы потоков      данных, демонстрирующих существующую технологию решения задач («КАК ЕСТЬ»);

‒ диаграммы потоков данных, демонстрирующих предлагаемую технологию решения задач («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»);

‒ схемы документооборота;

‒ примеры классификаторов;

‒ формы первичных и результатных документов;

‒ распечатки меню, экранных форм ввода, получаемых отчетов в разработанной системе;

‒ а также другие материалы дипломного проекта, кроме текстов договоров с клиентами и иных "шаблонных документов" (в тех случаях, когда для их существенных реквизитов проектируется форма, а по результатам ввода и сохранения в информационную базу имеется возможность распечатки документа "по шаблону").

В одном приложении нельзя размещать различные по смыслу таблицы или рисунки. Не допускается дублирование в приложении материала, размещенного в основной части дипломного проекта.

С детальным рассмотрением содержания каждого пункта, а также примерами схем и таблиц необходимо ознакомиться в «Методических указания по дипломному проектированию для специальностей ИСиТ, ПИвЭ, ПИвД», размещенных на сайте факультета ИСиТ в разделе «Материалы». При подготовке дипломного проекта вы можете пользоваться дополнительными литературными источниками, а также основной литературой, список которой приведен ниже.

Приложение обязательно должно содержать формы внутренних нормативных документов. Кроме того также могут быть приведены:

• схемы или таблицы из основной части дипломной работы;
• результаты выполнения контрольного примера;
• схемы документооборота
• примеры классификаторов;
• формы первичных и результатных документов;
• распечатки меню, экранных форм ввода, получаемых отчетов в разработанной системе;
• а также другие материалы дипломного проекта, кроме копий документов, не имеющих отношения к дипломному проектированию, рекламных сообщений, скриншотов. В одном приложении нельзя размещать различные по смыслу таблицы или рисунки. Не допускается дублирование в приложении материала, размещенного в основной части дипломного проекта.

С детальным рассмотрением содержания каждого пункта, а также примерами схем и таблиц необходимо ознакомиться в «Методических указания по дипломному проектированию для направления «Информационные системы», специальности

«Информационные системы и технологии», специализация «Безопасность информационных систем», размещенных на сайте факультета ИСиТ в разделе

«Материалы». При подготовке дипломного проекта вы можете пользоваться дополнительными литературными источниками, а также основной литературой, список которой приведен ниже.

6. Список литературы
   1. ГОСТ 601-90 Информационная технология (ИТ).
   2. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.:ЮНИТИ, – 125с. (1).
   3. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие, М. Гелиос, – 350с. (2).
   4. Аглицкий И. Автоматизация управления предприятием, 2016. – 310с. (3). Аглицкий И. Информационные технологии и бизнес // Эксперт автоматизации, – 200с. (4).
   5. Базы данных: проектирование и использование, Диго С.М., – 300с. (5).
   6. Багриновский К.А., Хрусталев Е.Ю. Новые информационные технологии, – 300с. (6).
   7. Информационные технологии управления: Книга 3: Системы управления организацией, Меняев М.Ф., – 260с. (7)

8. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. - М: Финансы и статистика, – 250с. (8).
9. Карху Л.       Объектно-ориентированный       подход       к                  автоматизации технологических процессов // Эксперт автоматизации, – 350с. (9).
10. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPWin 0. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2014. – 400с. (10).
11. Мамиконов А.Г. Проектирование АСУ: Учебник для специальности АСУ вузов. – М.: Высшая школа, – 280с. (11).
12. Никитин А.В. Оптимизация учета на предприятии, – 410с. (12).
13. Оптимизация информационных потоков, – 300с. (13).
14. Парамонов Ф. И., Колесниченко О. В. Основы проектирования АСУП: Учебное пособие, – 200с.
15. Современные методы и средства проектирования информационных систем, Вендров А.М., – 400с.
16. Технологии разработки программного обеспечения Э.Брауде, – 300с.

Дата выдачи задания «10» _марта_ 2018 г.

Декан ФЭО                                           

подпись

Руководитель ВКР                                    / подпись

Студент                                            

подпись

Факультет электронного обучения

График выполнения

выпускной квалификационной работы студента

                                                  

1. Тема ВКР: Автоматизация документооборота организации ООО «АКП- ТЕХНО»
2. Руководитель ВКР:
3. План-график выполнения ВКР

 

Этапы выполнения ВКР	Содержание этапа	Срок выполнения
Предпроектный: выбор темы выпускной квалификационной работы	Выбор           студентом           темы           ВКР	3-4-я неделя с начала последнего семестра
	Утверждение    руководителем   ВКР    темы, графика, задания на ВКР	5-я неделя с начала последнего семестра
	Предоставление студентом обратной связи научному руководителю по заданию на ВКР, консультации по вопросам, связанным с подготовкой к написанию ВКР	6-я неделя с начала последнего семестра
Проектный: подготовка выпускной	Подготовка студентом первой редакции ВКР и отправка её на проверку научному руководителю	8-10-я неделя с начала последнего семестра

 

 

квалификационной работы	Проверка научным руководителем первой редакции ВКР и отправка студенту замечаний	12-я неделя с начала последнего семестра
	Редактирование студентом ВКР в соответствии с замечаниями и рекомендациями научного руководителя	13-15-я неделя с начала последнего семестра
Заключительный: итоговая версия выпускной квалификационной работы	Согласование студентом итоговой версии ВКР с научным руководителем	16-я неделя с начала последнего семестра
	Проверка оригинальности текста ВКР в системе «Антиплагиат»	17-я неделя с начала последнего семестра
	Написание научным руководителем отзыва на ВКР	18-я неделя с начала последнего семестра
	Распечатка студентом итоговой версии ВКР, отзыва научного руководителя, протокола проверки на плагиат с сайта и брошюрование ВКР	20-я неделя с начала последнего семестра
	Сдача    полностью    оформленной    ВКР    в деканат	За 3 дня до защиты
	Защита ВКР

 

Руководитель:               /

Студент:                                    /

Оглавление

Введение.................................................................................................................................... 13

1. Аналитическая часть
   • Технико-экономическая характеристика      предметной      области            и предприятия. Анализ деятельности
     • Характеристика предприятия и его деятельности................................................... 16
     • Организационная структура управления предприятием...................................... 17
     • Программная и техническая архитектура ИС на предприятии................................... 23
   • Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
     • Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 26
     • Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание…29 2.3.Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 30

1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты Информации.................................................................................................................................................. 31

• Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации 3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи и выбор технологии проектирования        39
  • Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи......................................... 40
  • Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 41
• Обоснование проектных решений
  • Обоснование проектных решений по техническому обеспечению..................... 46
  • Обоснование проектных решений по программному обеспечению.................... 51
  • Обоснование проектных решений по информационному обеспечению........... 57

1. Проектная часть
   • Разработка проекта автоматизации
     • Этапы жизненного цикла проекта автоматизации........................................................ 66
     • Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание................................... 68
     • Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения.. информационной безопасности и защиты информации 69
   • Информационное обеспечение задачи
     • Информационная модель и её описание................................................................... 72
     • Характеристика нормативно-справочной,   входной   и   оперативной информации          88
     • Характеристика результатной информации............................................................ 90
   • Программное обеспечение задачи
     • Общие положения (дерево функций и сценарий диалога...................................... 90
     • Характеристика базы данных....................................................................................... 96
     • Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей......................... 101
     • Описание программных модулей............................................................................ 101
   • Контрольный пример реализации проекта и его описание............................. 102

• Обоснование экономической эффективности проекта 1.Выбор и обоснование методики расчёта экономической

эффективности..................................................................................................................... 104

3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта........................ 107

5. Заключение........................................................................................................................ 113
6. Список использованной литературы........................................................................ 115

Введение

Сегодня современная жизнь, здравоохранение, производство и другие сферы деятельности не могут обойтись без использования информационных технологий, так как каждое направление требует обработки больших объемов информации и информационных услуг. Наиболее оптимальным и универсальным инструментом обработки информации считается компьютер, который используется как усилитель интеллектуальных способностей человека.

Благодаря информационным технологиям можно управлять большими потоками информации с использованием компьютерных технологий. По сути, IT- это сложные технологические и инженерные технологии, которые необходимы для организации жизни в современном обществе. Он может обрабатывать информацию, хранить и передавать ее на большие расстояния за короткое время. (4.)

Каждый современный человек может назвать ряд преимуществ информационных технологий. Кроме того, трудно назвать даже одну область, где не внедрена такая технология. Это и важные производственные процессы, обеспечивающие жизнедеятельность человека и любой спектр услуг и досуга.

На данный момент, довольно сложно представить, что всего 50 лет назад люди не были так зависимы от компьютерных технологий и глобальной сети как сейчас. В то время вся необходимая информация для людей просто хранилась в библиотеках, и постепенно они приобретали опыт и знания в определенной области, и естественно становились настоящими профессионалами своего дела. Но для этого потребовалось очень много времени, что порой очень ценно. Теперь сравните Текущее время, где все намного проще и быстрее. Если вас интересует какая-либо информация, Вы сразу включаете свой компьютер и начинаете искать ее в Интернете, и вероятность того, что вы ее найдете ровная почти на 100 процентов. Информация стала гораздо доступнее, чем раньше. Если начать говорить о том, когда появился Интернет, то можно сказать, что его появление было не так давно, а его популярность начала стремительно расти лишь 15 лет назад. Конечно, раньше Интернет уже существовал, но был доступен не всем людям. Самое интересное, что банальная поговорка, «кто владеет информацией, тот владеет миром " очень удачно описывает текущее положение дел. От своевременно полученной информации во многом зависит процветание и стабильность не только крупных корпораций, но и целых стран.

Невозможно представить, что такие огромные объемы информации, которые сегодня передаются каждую секунду с одного конца света на другой, могут передаваться через традиционное аналоговое соединение.

Сегодня на роль исполнительного и пунктуального почтальона взяли Информационные технологии.

Нравится нам это или нет, но преимуществами информационных технологий мы пользуемся ежедневно и ежечасно – оплачиваем покупки при помощи кредитной карты, при покупке билета на поезд или просто для ответа на телефонный звонок.

Информационные технологии проникли во все сферы современной жизни, начиная от геополитики и макроэкономики, и заканчивая лежащими в кармане мобильными телефонами, и сегодня обойтись без этих технологий уже невозможно. Мы становимся настолько зависимыми от них, что порой просто страшно представить, как мы ладили, например, без Интернета, телефона или телевидения. Эти вещи являются неотъемлемой частью жизни любого человека. И никто не может сказать, хорошо это или плохо, у каждого свое мнение по этому поводу. Но глядя на все это, мы должны понимать, что современные технологии должны использоваться только на благо и конкретные цели. Только тогда можно смело сказать, что новые технологии всегда хороши для современного человека. (2.)

Целью ВКР является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Система электронного документооборота (СЭД) —организационно- техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

-исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования документооборота;

-рассмотрение    структуры     рынка    программных    продуктов   в области электронного управления документацией;

-классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

-разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

-внедрение корпоративной системы электронного управления документацией в рамках данного предприятия;

-анализ полученных результатов.

Объект исследования - ООО «АКП-ТЕХНО».

Предмет исследования - использование программы PayDox для организации электронного документооборота.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.:ЮНИТИ, – 125с. (1).
2. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие, М. Гелиос, – 350с. (2).
3. Аглицкий И. Автоматизация управления предприятием, – 310с. (3).
4. Аглицкий И.    Информационные    технологии    и    бизнес    //                   Эксперт автоматизации, – 200с. (4).
5. Базы данных: проектирование и использование, Диго С.М., – 300с.(5).

6. Багриновский К.А., Хрусталев Е.Ю. Новые информационные технологии,
7. – 300с. (6).
8. Информационные технологии управления: Книга 3: Системы управления организацией, Меняев М.Ф., – 260с. (7).
9. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. - М: Финансы и статистика, – 250с. (8).
10. Карху Л.     Объектно-ориентированный      подход     к                    автоматизации технологических процессов // Эксперт автоматизации, – 350с. (9).
11. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPWin 0. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2014. – 400с. (10).
12. Мамиконов А.Г. Проектирование АСУ: Учебник для специальности АСУ вузов. – М.: Высшая школа, 2011. – 280с. (11).
13. Никитин А.В. Оптимизация учета на предприятии, – 410с. (12).
14. Оптимизация информационных потоков, – 300с. (13).
15. Парамонов Ф. И., Колесниченко О. В. Основы проектирования АСУП: Учебное пособие, – 200с. (14).
16. Современные методы и    средства    проектирования                 информационных систем, Вендров А.М., – 400с. 15).
17. Технологии разработки программного обеспечения Э.Брауде, – 300с.(16).