Автоматизация бизнес-процессов (BPA) – это использование технологий для автоматизации процессов, что повышает эффективность и помогает достичь бизнес-целей.

Процессы определяются как действия, которые двигают ваш бизнес к цели.
Используя программные системы для их автоматизации, вы можете сократить эксплуатационные расходы до 90%, а также сократить время, необходимое для выполнения задач.

Из чего состоит автоматизация бизнес- процессов?


Автоматизация бизнес-процессов обычно состоит из трех основных функций, а именно:
1. Автоматизирует процессы.
2. Централизует информацию и повышает прозрачность.
3. Снижает необходимость личного общения, способствуя общему обмену информацией с соответствующими сторонами.


Для правильного функционирования BPA может извлекать данные как из структурированных (собранная и детализированная информация), так и из неструктурированных данных (социальные сети и модели поведения потребителей и т. д.). В зависимости от бизнес-цели у вас есть возможность определить, откуда поступают данные и для чего они используются.
Примеры автоматизации бизнес-процессов
BPA не зависит от отрасли и может помочь улучшить все виды бизнеса. Вот несколько примеров областей, в которых BPA предоставляет преимущества:
1. Служба поддержки. Рассмотрите количество заявок на получение помощи, которые ваша компания получает, когда что-то не так на вашем сайте или в приложении. Вместо того чтобы заставлять сотрудника тратить свое драгоценное время, многократно отвечая на одну и ту же информацию всем, кто отправляет жалобу, вы можете настроить программное обеспечение BPA на автоматическое сообщение, объясняющее проблему, на все сообщения с указанным ключевым словом или ключевыми словами.
2. Кредиторская задолженность. Для обработки счетов и платежей требуется постоянная регистрация и контроль. Но BPA может помочь отсканировать, распознать, собрать, отсортировать и отправить по электронной почте необходимые финансовые документы для своевременной оплаты. Кроме того, поскольку все централизовано и надежно хранится, это облегчит закрытие учетной записи.
Это всего лишь несколько примеров того, как BPA может помочь вашему бизнесу. От качества и управления рисками в больницах, до обработки ссуд и автоматических переводов в банках, BPA управляет многими различными видами ручных задач. Кроме того, из отдела обслуживания клиентов в области телекоммуникаций и CRM и управления документооборотом на производственных предприятиях вы всегда можете найти, как автоматизация улучшит ваш рабочий процесс.
Существуют различные способы привлечения программного обеспечения для помощи вашим командам.

Чтобы выразить это, вот несколько способов реализации BPA:
1. Для сбора и управления файлами данных.
2. Автоматизировать повторяющиеся задачи.
3. Для подключения и интеграции источников данных и услуг.
4. Создавать приложения, которые преобразуют ваш бизнес


Зачем вам автоматизировать бизнес-процессы?
Чтобы проиллюстрировать, почему вы должны автоматизировать бизнес-процессы, рассмотрите следующее:
1. Цифровая трансформация. В связи с постоянным развитием технологий ваш бизнес, вероятно, постоянно подвергается цифровой трансформации. Иногда это изменение может показаться ошеломляющим, но внедрение BPA – это еще один способ облегчить работу в более технологически ориентированной рабочей среде.
2. Повышение удовлетворенности и производительности сотрудников. Автоматизация повторяющихся задач снимет бремя с ваших сотрудников. В свою очередь, у них будет больше времени, чтобы сосредоточиться на задачах, которые являются стимулирующими и дадут им возможность почувствовать, что они оказывают влияние на организацию. Это приводит к повышению удовлетворенности сотрудников, повышению производительности и снижению текучести кадров.
3. Прозрачность и управление. Легко увязнуть в повседневных операциях, не отступая ни на шаг и не глядя на их работу. С помощью BPA вы будете четко определять, описывать и иметь возможность анализировать текущие рабочие процессы и управлять ими для улучшения процессов. Это не только дает представление о возможном улучшении порядка операций, но также может служить базой для обучения новых сотрудников.
4. Плавные операции. BPA естественным образом оптимизирует процессы и позволяет видеть ход и текущее состояние операции. Следовательно, это может помочь предотвратить проскальзывание важных задач через трещины.
5. Экономия времени и денег. Когда вещи движутся по своему пути автоматически, это по своей сути экономит время и ненужные данные между сторонами. В свою очередь, когда операции работают эффективно, это приведет к экономии денег.
6. Уменьшение человеческих ошибок. Когда люди должны позаботиться о вводе данных и управлении ими, они могут быстро запутаться. Существует высокая вероятность человеческой ошибки, которая может увеличиваться при увеличении объема данных. Тем не менее, средства автоматизации спроектированы так, чтобы иметь очень высокие показатели точности, тем самым уменьшая вероятность человеческой ошибки.


Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?
Может показаться, что BPA – это ответ на все ваши вопросы и проблемы. И, вероятно, это сыграет важную роль в преобразовании вашего бизнеса и облегчении вашего бремени.
Но важным шагом для обеспечения правильной реализации BPA является понимание типов процессов, которые в первую очередь имеют смысл автоматизировать.


К ним относятся задачи, которые:
1. По своей сути повторяющиеся.
2. Включают много людей и движущихся частей.
3. Чувствительны ко времени.
4. Требуют соответствия и аудита.
5. Влияют на другие системы и процессы.
5 простых шагов для реализации BPA
1. Определите задачи для автоматизации.


Смотрите список выше. Используйте карту процесса для определения таких задач, которые можно автоматизировать в вашей организации
2. Определите бизнес-цели.
• Какова ваша текущая цель?
• Как поможет автоматизация?
• Как вы будете измерять успех?
3. Выберите правильный инструмент.
Выбор правильного инструмента предполагает, что он:
• Имеет гибкость и масштабируемость.
• Интегрируется с существующим стеком инструментов – убедитесь, что инструмент может извлекать данные из существующих инструментов, чтобы беспрепятственно работать с информацией, которую ваш бизнес уже хранит. Это поможет централизованно хранить и защищать информацию, так что любой, кому нужен доступ, сможет получить представление и воспользоваться преимуществами работы системы.
4. Управляйте изменениями.
• Подготовительные тренинги и учебные пособия для персонала, особенно для тех, кто будет работать с технологией изо дня в день.
• Создание культуру, которая открыта для перемен.
• Вовлечение своей команды.
• Обеспечение непрерывного обучения через тренинги.
5. Контролируйте и измеряйте.
• Эти инструменты не должны быть статичными, они меняются по мере изменения вашего бизнеса.
• Используйте их для мониторинга ключевых показателей эффективности и при необходимости корректируйте.

Другие статьи:

Описание электростанций

Введения в менеджмент: основы

Основные разделы физики

Строительная физика (основы)

Физика