Синергия – Автоматизация документооборота на примере ООО «ДНС»

ЗАДАНИЕ
на выпускную квалификационную работу обучающегося

(ФИО обучающегося в родительном падеже)

Тема выпускной квалификационной работы: Автоматизация документооборота на примере ООО «ДНС»

Структура ВКР.
Введение
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ООО «ДНС»
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
2. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации ООО «ДНС»
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.2. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Cценарий диалога
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.4. Испытания разработанного решения
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям
2.4.2 Методы проведения испытаний
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты
3. Обоснование экономической эффективности проекта ООО «ДНС»
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение
Приложения

3. Основные вопросы, подлежащие разработке.
Введение
Во «Введении» необходимо обосновать актуальность выбранной темы дипломной работы, сформулировать ее цель. Исходя из цели, обозначить задачи, решение которых, позволит достичь поставленную цель.
В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание.
В разделе 1.2. следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи.
В разделе 1.3. необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизации учета контингента учебного заведения (школа, колледж, университет и т.п.), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы. При разработке собственного решения необходимо указать отличия от уже существующих.
В разделе 1.4. необходимо провести анализ и обосновать выбор средств, используемых для автоматизации задачи: технического обеспечения (компьютеры и периферия, сетевое оборудование, офисная техника, дополнительные устройства), программного обеспечения (операционная система, СУБД, среда разработки, другое прикладное ПО), информационного обеспечения (классификаторы, справочники, документы, информационные базы). Также необходимо описать существующую техническую архитектуру подразделений учебного заведения, которые будут работать непосредственно с проектируемой системой.
В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы.
Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунок информационной модели и ее описание;
• таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
• описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;
• описание результатных документов, файлов и экранных форм;
• таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.
Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
• рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
• рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
• блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.
Раздел 2.4 отражает процесс прохождения предварительных испытаний автоматизированных систем до внедрения их в эксплуатацию. Должны быть рассмотрены:
• перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям;
• последовательность проведения испытаний;
• методы проведения испытаний и обработки результатов испытаний;
• критерии приёмки ИС по результатам испытаний;
• описание хода проверочных испытаний и достигнутого результата.
В главе 3 приводится методика расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов. В Заключении необходимо подвести итоги дипломного проектирования. Раскрыть содержание основных выводов, сделанных выпускником, представить краткую характеристику результатов, полученных в ходе решения поставленных во «Введении» задач и, тем самым, ответить на основной вопрос работы: о степени достижимости поставленной в работе цели.
В Список использованной литературы обучающийся приводит только ту литературу и иные информационные источники, которые он лично использовал при написании данной выпускной квалификационной работы. Причем ссылки на данную литературу и информационные источники обязательны по всему тексту работы. Заимствованные чужие тексты в обязательном порядке заключаются дипломником в кавычки, как принадлежащие другому автору. Сноски приводятся постранично нарастающим итогом от № 1 до № N. Количество сносок по тексту выпускной квалификационной работы должно быть никак не меньше количества, использованных выпускником литературных источников.
Приложение обязательно должно содержать фрагмент листинга программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей - около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе), также могут быть приведены:
• схемы или таблицы из основной части выпускной квалификационной работы;
• результаты выполнения контрольного примера;
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих существующую технологию решения задач («КАК ЕСТЬ»);
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих предлагаемую технологию решения задач («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»);
• схемы документооборота;
• примеры классификаторов;
• формы первичных и результатных документов;
• распечатки меню, экранных форм ввода, получаемых отчетов в разработанной системе;
• а также другие материалы дипломного проекта, кроме текстов договоров с клиентами и иных "шаблонных документов" (в тех случаях, когда для их существенных реквизитов проектируется форма, а по результатам ввода и сохранения в информационную базу имеется возможность распечатки документа "по шаблону").
В одном приложении нельзя размещать различные по смыслу таблицы или рисунки. Не допускается дублирование в приложении материала, размещенного в основной части дипломного проекта.
С детальным рассмотрением содержания каждого пункта, а также примерами схем и таблиц необходимо ознакомиться в «Методических указания по дипломному проектированию для направления подготовки 09.03.02 ИСиТ, размещенных личном кабинете студента в разделе «Документы». При подготовке выпускной квалификационной работы вы можете пользоваться дополнительными литературными источниками, а также основной литературой, список которой приведен ниже.

Исходные данные по ВКР.
Основная литература
1. Басыня, Е.А. Системное администрирование и информационная безопасность : учебное пособие : [16+] / Е.А. Басыня ; Новосибирский государственный технический университет. – Новосибирск : Новосибирский государственный технический университет, 2018. – 79 с. : ил.
2. Мирошниченко, И.И. Языки и методы программирования: учебное пособие / И.И. Мирошниченко, Е.Г. Веретенникова, Н.Г. Савельева; Министерство образования и науки РФ, РГЭУ (РИНХ). – Ростов-на-Дону: Издательско-полиграфический комплекс РГЭУ (РИНХ), 2019. – 188 с.
3. Филиппов, Б.И. Информационная безопасность. Основы надежности средств связи: учебник / Б.И. Филиппов, О.Г. Шерстнева. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 241 с.
Дополнительная литература
1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – 8-е изд., стер. – Москва: Дашков и К, 2019. – 395 с.
2. Информационные технологии: лабораторный практикум : [16+] / авт.-сост. А.Г. Хныкина, Т.В. Минкина ; Северо-Кавказский федеральный университет. – Ставрополь : Северо-Кавказский Федеральный университет (СКФУ), 2018. – 122 с. : ил.
3. Нагаева, И.А. Алгоритмизация и программирование. Практикум: учебное пособие / И.А. Нагаева, И.А. Кузнецов. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 168 с.
4. Марусева, И.В. Управление сложными системами: (введение в основы автоматики и информатики) / И.В. Марусева, Ю.П. Петров; под общ. ред. И.В. Марусевой. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 180 с.
5. Сидорова, Н.П. Информационное обеспечение и базы данных: практикум по дисциплине «Информационное обеспечение, базы данных» / Н.П. Сидорова, Г.Н. Исаева, Ю.Ю. Сидоров; Технологический университет. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 85 с.

Оглавление
Введение 9
I Аналитическая часть 11
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 11
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности 11
1.1.2. Организационная структура управления предприятием 14
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия 19
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 22
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 22
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 29
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 30
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 34
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 35
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 35
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 37
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 38
II Проектная часть 39
2.1 Обоснование проектных решений 39
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 39
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 39
2.1.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 42
2.2 Разработка проекта автоматизации 45
2.2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 45
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 46
2.2.3 Характеристика результатной информации 48
2.3 Программное обеспечение задачи 50
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 50
2.3.2 Характеристика базы данных 51
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 53
2.3.4 Описание программных модулей 55
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание 56
III Обоснование экономической эффективности проекта 62
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 62
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 62
Заключение 73
Список используемой литературы 75
Приложение 79

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования.
Использование современных информационных технологий важно для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определение стадии оформления документов и их месторасположения, то есть, в конечном итоге, способствует более эффективному и качественному решению вопросов, для которых предназначены документы.
Главное при этом – улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе.
В ООО «ДНС» – это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.
Информационной базой дипломной работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно в ООО «ДНС».
Объектом исследования является ООО «ДНС».
Предметом исследования выступает процесс автоматизации и совершенствования.
Целью работы является автоматизация электронного документооборота.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
- назначение, классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
- информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии;
- анализ предметной области и деятельности компании
- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;
- адаптация системы под требования ООО «ДНС»
- расчет экономической эффективности внедрения СЭД.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. – 2016. – №3. – С 23–26.
2. Баласанян В.Э. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления/Делопроизводство. 2004. №1.
3. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2012. – №12.
4. Баласанян. В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2016. №2.
5. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2017. – №3. – С.40-47
6. Горячая десятка российских систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. – 2020.
7. Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2010. – №4 – с. 41.
8. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – 2 изд. – М.: ИНФРА-М. – 2016. – 339 с.
9. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. – М.: Экономика. – 2017. – 271 с.
10. Мировой рынок систем электронного документооборота. К.Т. Глинских. [Электронный ресурс]. – 2018.
11. О системе Directum [Электронный ресурс]. – 2020.
12. О системе CorporateBusiness [Электронный ресурс]. – 2020.
13. О системе DocsVision [Электронный ресурс]. – 2020.
14. О системе LanDocs [Электронный ресурс]. – 2020.
15. О системе PayDox [Электронный ресурс]. – 2020.
16. О системе Workflow – Организация успеха [Электронный ресурс].– 2020.
17. О системе БОСС-Референт [Электронный ресурс]. – 2020.
18. О системе Дело [Электронный ресурс]. – 2020.
19. О системе ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. – 2020.
20. О системе Мотив [Электронный ресурс]. – 2020.
21. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. – М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. – 38 с.
22. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2018. – №3. – С.26-27
23. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. – №11. – С.44-46
24. Рынок ПО: Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. – 2020.
25. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. – 2008. – №1. – С30-43
26. Устав ООО «ДНС».
27. Учебный курс: Сравнение лучших СЭД 2019. [Электронный ресурс]. – 2020.
28. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: учебник/ К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – М.: Дашков и К, 2019. – 395 c.
29. Баженова И.Ю. Введение в программирование: учеб. пособие/ И.Ю. Баженова, В.А. Сухомлин. – Москва, Саратов: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), Вузовское образование, 2017. – 327 c.
30. Волков Д.А. Базы данных: учеб. пособие/ Д.А. Волков. – М.: МИСИМГСУ, Ай Пи Эр Медиа, ЭБС АСВ, 2018. – 77 c.
31. Иноземцева С.А. Информатика и программирование: лабораторный практикум/ С.А. Иноземцева. – Саратов: Вузовское образование, 2018. – 68 c.
32. Карпова Т.С. Базы данных. Модели, разработка, реализация: учеб. пособие/ Т.С. Карпова. – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2016. – 403 c.
33. Кузьмич Р.И. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: учеб. пособие/ Р.И. Кузьмич, А.Н. Пупков, Л.Н. Корпачева. – Красноярск: Сибирский федеральный университет, 2018. – 120 c.
34. Мейер Б. Объектно-ориентированное программирование и программная инженерия: учеб. пособие / Б. Мейер. – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), Ай Пи Эр Медиа, 2019. – 285 c.
35. Мирошников А.И. Архитектура систем управления базами данных: учеб. пособие/ А.И. Мирошников. – Липецк: Липецкий государственный технический университет, ЭБС АСВ, 2018. – 94 c.
36. Потопахин В.В. Современное программирование с нуля: учеб. пособие/ В.В. Потопахин. – Саратов: Профобразование, 2017. – 240 c.
37. Стешин А.И. Информационные системы в организации: учеб. пособие/ А.И. Стешин. – Саратов: Вузовское образование, 2019. – 194 c.
38. Тюльпинова Н.В. Алгоритмизация и программирование: учебное пособие/ Н.В. Тюльпинова. – Саратов: Вузовское образование, 2019. – 200 c.
39. Флойд К.С. Введение в программирование на PHP5: учеб. пособие / К.С. Флойд. – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2016. – 280 c. 76
40. Фултон Хэл Программирование на языке Ruby: учеб. пособие / Фултон Хэл. – Саратов: Профобразование, 2017. – 685 c.
41. Операционная система Windows Server 2016. [Электронный ресурс].
43. CMS 1С: Битрикс. [Электронный ресурс].
44. Система StoneGate IPS. [Электронный ресурс].
45. Система управления электронным документооборотом Documentum. [Электронный ресурс].

9014