Производственная практика- Научно-исследовательская работа НИР Витте- пример, образец. Работа была успешно сдана в 2025 году на отличный результат. Выполняем любые практики и НИР С.Ю. Витте. Для заказа необходимо обратиться к нашим менеджерам. Выполняем работы качественно и в срок. Скачать данный пример можно в конце статьи бесплатно.
ОТЧЕТ
о прохождении
Производственная практика
/вид практики/
Научно-исследовательская работа
/тип практики/
Студента:
(фамилия, имя, отчество)
Место прохождения практики: ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте»
Период прохождения практики: с 07.04.2025 г. по 20.04.2025 г.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 4
1. ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА 6
1.1 Исходные данные для отчета по НИР 6
1.2 Анализ структуры и нормативной документации, регламентов подразделения «Административно-хозяйственный отдел (АХО)» 7
1.3 Обоснование выбора бизнес-процесса для автоматизации 9
1.3.1 Модель AS IS 9
1.3.2 Обоснование необходимости автоматизации бизнес-процесса «Обработка заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров в Административно-хозяйственном отделе ЧОУВО "МУ им. С.Ю. Витте"» 11
1.4 Анализ потребностей конечного пользователя 12
1.4.1 Анализ потребностей сотрудников, задействованных в бизнес-процессе 12
1.4.2 Анализ потребностей конечного пользователя на основе литературы и интернет-источников 14
1.5 Обзор интернет-публикаций по автоматизации бизнес-процесса «Обработка заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров» 16
1.6 Обоснование выбора ПО для разработки проекта 17
1.7 Анализ имеющихся ресурсов в организации 19
1.7.1 Анализ материально-технического обеспечения 19
1.7.2 Анализ программного обеспечения 21
1.7.3 Анализ возможности использования имеющихся ресурсов для автоматизации бизнес-процесса «Автоматизация учета заявок на закупку канцелярских товаров в административно-хозяйственном отделе» 22
2. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА 25
2.1 Расчет экономической выгоды от использования выбранного ПО 25
2.2 Выбор технологии обеспечения информационной безопасности и безопасности интеллектуальной собственности 26
2.3 Разработка концепции управления проектом по стандартам IEEE 830- 1998, ISO/IEC/IEEE 29148-2011 28
2.3.1 Роли стейкхолдеров 28
2.3.2 Границы проекта (автоматизации процесса) 30
2.3.3 Контрольные точки проекта 31
2.4 Диаграммы проектирования 33
2.4.1 Концептуальная диаграмма 33
2.4.2 Диаграмма функций 34
2.4.3 Use-Case диаграмма 35
2.5 Разработка технического задания в соответсвии с ГОСТ 19.201-78 36
2.6 Выводы по разделу 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 41
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 43
ПРИЛОЖЕНИЯ 45
ВВЕДЕНИЕ
Производственная практика (научно-исследовательская работа) является обязательным видом учебной работы бакалавра по направлению подготовки 38.03.05 «Бизнес-информатика».
Производственная практика (научно-исследовательская работа) проходила в Московском университете им. С.Ю. Витте (далее - Университете) на кафедре информационных систем. Практика позволила получить ценный опыт по научному исследованию образовательных бизнес-объектов с точки зрения эффективности их работы, выявления недостатков и последующих предложений по их устранению. В большинстве случаев модернизация может заключаться в структурной оптимизации или разработке программно-информационных инструментов для автоматизации образовательных бизнес-процессов Университета. В обоих случаях решение задачи состоит в научном анализе и, на основе его, последующей разработке эффективных решений. Анализ образовательных бизнес-процессов выполняется на основе формализованных научных методов, большая часть которых стандартизована и широко используется на практике. Все существующие технологии анализа и проектирования можно разделить на две большие группы: технологии на основе структурного подхода и объектно-ориентированной методологии. Инструменты первой группы удобно использовать для решения небольших по объему задач.
Предметная область - Поставщик офисных принадлежностей.
Целью Практики является закрепление теоретических знаний и навыков научных исследований, полученных в процессе обучения, ознакомление на практике с вопросами анализа электронных научных публикаций в профессиональной деятельности, а также подбор необходимых теоретических материалов для выполнения выпускной квалификационной работы.
Задачами Практики выступают: формирование профессиональных умений и навыков в сфере бизнес-информатики; формирование навыков проведения современного анализа хозяйственной деятельности организации и использованию полученных результатов при принятии управленческих решений; формирование профессиональных умений и навыков по использованию научного подхода к решению актуальных проблем в области информационных технологий; овладение технологиями применения теоретических знаний для решения практических задач в области профессиональной деятельности.
Источниками информации явились организационно-правовые документы, распорядительные и информационно-справочные документы, используемы в Университете, на основе данных из раздела «Сведения об образовательной организации» официального сайта.
1. ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА
1.1 Исходные данные для отчета по НИР
Тема НИР: «Автоматизация процессов управления поставками офисных принадлежностей»
Учебное заведение: Частное образовательное учреждение высшего образования «Московский университет имени С.Ю. Витте» (ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте»)
Предметная область: Предметной областью исследования является деятельность компании, занимающейся поставками офисных принадлежностей для организаций и частных лиц. Основная задача таких организаций — оперативное и качественное обеспечение клиентов необходимыми канцелярскими и офисными товарами. В современных условиях ключевым фактором конкурентоспособности становится оптимизация и автоматизация бизнес-процессов.
Актуальность темы: Автоматизация процессов поставки офисных принадлежностей позволяет повысить эффективность работы компании за счет сокращения времени обработки заказов, минимизации ошибок, повышения прозрачности складского учета и улучшения логистики. Это особенно важно в условиях высокой конкуренции и быстро меняющихся требований рынка.
Цель НИР: Разработка обоснованного предложения по автоматизации бизнес-процессов компании-поставщика офисных принадлежностей для повышения качества обслуживания клиентов и повышения общей эффективности работы предприятия.
Задачи исследования:
• Изучить и проанализировать текущие бизнес-процессы в компании;
• Выявить основные проблемные зоны и неэффективные элементы;
• Разработать архитектуру автоматизированной информационной системы;
• Создать прототип (или описание) программного решения;
• Провести оценку эффективности внедрения автоматизации.
Объект исследования: Организация, осуществляющая поставки офисных принадлежностей.
Предмет исследования: Информационные технологии, применяемые для автоматизации бизнес-процессов в сфере поставок.
Методы исследования: Анализ документации, наблюдение, интервью с персоналом, моделирование бизнес-процессов с использованием UML-нотации, построение функциональных схем, разработка концепции программного обеспечения.
1.2 Анализ структуры и нормативной документации, регламентов подразделения «Административно-хозяйственный отдел (АХО)»
АХО входит в состав административного блока университета и подчиняется напрямую проректору по административно-хозяйственной части. Подразделение взаимодействует со всеми структурными единицами университета — как учебными, так и вспомогательными.
Основные функции АХО:
• Организация обеспечения университета канцелярскими, хозяйственными и иными материальными средствами;
• Ведение учета материальных запасов и организация хранения;
• Контроль состояния и эксплуатации зданий, сооружений, помещений;
• Заключение договоров с поставщиками по обеспечению нужд университета;
• Обеспечение подразделений университета мебелью, техникой, канцелярией;
• Участие в инвентаризациях и учете материально-технических средств.
Нормативные документы и регламенты:
1. Положение об административно-хозяйственном отделе — регламентирует цели, задачи и функции подразделения;
2. Должностные инструкции сотрудников АХО — регламентируют обязанности заведующего, кладовщика, специалистов по закупкам;
3. Внутренний регламент документооборота — определяет порядок подачи заявок на закупку от других подразделений;
4. Порядок планирования закупок — отражает годовой план закупок и внутренние процедуры согласования;
5. Инструкция по учету и хранению материальных средств — определяет порядок приемки, хранения и списания канцелярских и хозяйственных товаров;
6. Контрактные процедуры и взаимодействие с поставщиками — регулируются внутренними приказами и положениями о закупочной деятельности.
Проблемные зоны, выявленные в ходе анализа:
• Значительная часть заявок и отчетности осуществляется в бумажной форме, что увеличивает сроки согласования;
• Отсутствует интегрированная автоматизированная система учета и отслеживания поставок;
• Неавтоматизированная система планирования закупок приводит к перебоям в снабжении;
• Зависимость от человеческого фактора в учете и инвентаризации;
• Слабая аналитическая база для оценки эффективности поставок и затрат.
Анализ Административно-хозяйственного отдела МУИВ показал, что автоматизация процессов снабжения (особенно закупки и учета канцелярских принадлежностей) является актуальной задачей. Внедрение специализированного программного решения позволит оптимизировать работу отдела, снизить издержки, повысить прозрачность процессов и эффективность взаимодействия с другими подразделениями.
1.3 Обоснование выбора бизнес-процесса для автоматизации
1.3.1 Модель AS IS
Для автоматизации в рамках НИР выбран бизнес-процесс «Обработка заявок на закупку канцелярских и офисных принадлежностей» подразделения Административно-хозяйственного отдела ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте».
Причины выбора именно этого процесса:
1. Высокая трудоёмкость. Заявки проходят через несколько ручных этапов: оформление, согласование, ввод в учётную систему, оформление заказа у поставщика, приёмка и складской учёт.
2. Большой объём ошибок. Ручной ввод данных приводит к опечаткам и рассинхронизации остатков.
3. Длительные сроки. Из-за бумажного документооборота согласование заявок может занимать до нескольких дней.
4. Недостаток прозрачности. Нет сквозного трекинга статуса заявки: сотрудники не знают, на каком этапе их запрос.
5. Явная экономическая выгода. Автоматизация позволит ускорить цикл «заявка → поставка», снизить складской излишек и оптимизировать закупочный план.
Ниже приведена упрощённая диаграмма текущего (AS IS) процесса в нотации Mermaid. Вы можете вставить этот код в любой Mermaid-редактор (например, VS Code с плагином или online Mermaid Live Editor) для получения визуального рисунка 1.
Рисунок 1 – Модель AS IS
Описание ключевых шагов:
1. A → B. Сотрудник создаёт бумажную или электронную заявку.
2. B → C/D. Руководитель подразделения либо согласует заявку, либо возвращает на доработку.
3. C → E. После согласования оператор АХО вручную вносит данные в учетную систему.
4. E → F. Специалист по закупкам формирует и отправляет заказ поставщику.
5. F → G → H. Поставщик доставляет товар, кладовщик принимает и оформляет поступление.
6. H → I → J. Инициатор получает уведомление и забирает заказ.
1.3.2 Обоснование необходимости автоматизации бизнес-процесса «Обработка заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров в Административно-хозяйственном отделе ЧОУВО "МУ им. С.Ю. Витте"»
На сегодняшний день процесс обработки заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров в АХО ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте» осуществляется преимущественно вручную. Это включает в себя оформление заявок в текстовом виде (на бумаге или по электронной почте), согласование с руководством, ввод в учётные таблицы, ручной контроль остатков и взаимодействие с поставщиками.
Такой подход порождает целый ряд проблем и ограничений, в том числе:
• Низкая скорость обработки заявок. Вручную согласованные заявки проходят долгий путь от инициатора до закупки, что тормозит обеспечение подразделений необходимыми ресурсами.
• Ошибки при вводе данных. Использование Excel-таблиц и документов без автоматической валидации повышает вероятность ошибок и дублирования информации.
• Отсутствие прозрачности. Сотрудник, подавший заявку, не может отследить её статус без дополнительных обращений в АХО.
• Невозможность централизованного анализа. Сложно отследить динамику заявок, выявить частотность потребностей, провести оптимизацию закупочной деятельности.
• Риски утраты информации. Заявки, хранящиеся в виде отдельных документов, могут быть утеряны или не учтены при планировании.
Автоматизация процесса позволит:
• Сократить сроки обработки заявок на 30–50% за счёт электронного согласования и уведомлений;
• Повысить точность и исключить ошибки ручного ввода;
• Обеспечить прозрачность и отслеживаемость заявок в реальном времени;
• Внедрить централизованную базу данных, облегчающую аналитику, планирование и отчётность;
• Повысить общий уровень цифровой зрелости подразделения и университета в целом.
Процесс «Обработка заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров» является одним из ключевых для функционирования учебного заведения. Его автоматизация — логичный и экономически обоснованный шаг, направленный на повышение эффективности работы АХО, сокращение затрат времени и ресурсов, а также улучшение внутреннего документооборота.
1.4 Анализ потребностей конечного пользователя
1.4.1 Анализ потребностей сотрудников, задействованных в бизнес-процессе
В рамках данного процесса участвуют следующие категории сотрудников:
1. Инициаторы заявок (сотрудники кафедр, отделов, подразделений)
Роль: Формируют потребность в канцелярских и хозяйственных товарах и подают заявку.
Потребности:
• Простой и понятный интерфейс для подачи заявки;
• Быстрое оформление (в несколько кликов);
• Возможность выбрать нужные товары из справочника;
• Уведомления о статусе заявки (принята, согласована, закуплена, отклонена и т.д.);
• Возможность прикреплять пояснения или спецификации.
2. Руководители подразделений
Роль: Утверждают или отклоняют заявки, при необходимости запрашивают уточнение.
Потребности:
• Удобный интерфейс согласования (одобрить/отклонить/запросить правку);
• Доступ к истории и содержанию заявок;
• Возможность оставить комментарий;
• Получение уведомлений о новых заявках и сроках обработки.
3. Специалисты административно-хозяйственного отдела (АХО)
Роль: Обрабатывают заявки, проверяют наличие товара, осуществляют заказ у поставщика, приёмку и выдачу.
Потребности:
• Автоматическое поступление заявок в АХО после согласования;
• Система фильтрации и сортировки заявок по срокам, отделам, статусам;
• Учет остатков товаров на складе;
• Возможность напрямую формировать заявки поставщику из системы;
• Формирование отчетов по заявкам, закупкам и остаткам.
4. Кладовщики/складские сотрудники
Роль: Принимают товар, ведут учёт и выдают продукцию сотрудникам.
Потребности:
• Удобный интерфейс приёмки товара;
• Интеграция с учётом остатков;
• Отметка о выдаче заявителю;
• Возможность распечатывать или сохранять сопроводительные документы.
5. ИТ-отдел (администрирование системы)
Роль: Настройка, сопровождение и поддержка автоматизированного решения.
Потребности:
• Централизованное управление доступами и правами пользователей;
• Логирование операций;
• Простота в сопровождении и обновлении;
• Поддержка резервного копирования данных.
Все участники бизнес-процесса заинтересованы в:
• Автоматизации и цифровизации документооборота;
• Повышении прозрачности процесса;
• Сокращении времени от подачи заявки до получения товара;
• Снижении количества ошибок и недоразумений.
Автоматизированная система должна учитывать эти потребности для повышения эффективности и удовлетворенности пользователей.
1.4.2 Анализ потребностей конечного пользователя на основе литературы и интернет-источников
В процессе анализа потребностей сотрудников, задействованных в бизнес-процессе «Обработка заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров» в Административно-хозяйственном отделе ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте», были изучены публикации и кейсы других организаций, внедривших автоматизацию аналогичных процессов. Ниже представлены основные выводы и ссылки на источники.
В компании «Ювекс» заявки на закупки обрабатывались вручную, что занимало до двух часов, данные терялись, а согласование затягивалось на 2–3 дня. После аудита процессов была внедрена автоматизированная система, что позволило сократить время обработки и повысить прозрачность процесса.
2. Повышение эффективности и вовлеченности сотрудников
Компания NGCO, производитель промышленных газов, внедрила автоматизацию закупочных процессов, что привело к ускорению подготовки к закупке в 1,5 раза, повышению вовлеченности сотрудников и исключению ошибок в документах.
3. Оптимизация закупочных процессов
Использование инструментов интеллектуальной автоматизации значительно облегчает выполнение множества рутинных задач. Для департамента закупок главный бизнес-эффект заключается в быстром расширении базы проверенных поставщиков и оптимизации закупочных цен.
4. Прозрачность и контроль заявок
Внедрение системы Okdesk в управляющей компании бизнес-центра «Депо №1» позволило обеспечить историю всех заявок, что повысило прозрачность и качество обслуживания.
5. Снижение нагрузки на сотрудников
В компании DeNastia автоматизация обработки заказов с маркетплейсов привела к значительному снижению нагрузки на менеджеров и ускорению процесса обработки заказов.
Анализ публикаций и кейсов других организаций показывает, что автоматизация процесса обработки заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров приводит к следующим положительным результатам:
• Сокращение времени обработки заявок;
• Повышение прозрачности и контроля над процессом;
• Снижение количества ошибок и потерь данных;
• Повышение вовлеченности и удовлетворенности сотрудников;
• Оптимизация закупочных цен и расширение базы поставщиков.I
Эти результаты подтверждают необходимость и целесообразность автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса в Административно-хозяйственном отделе ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте».
1.5 Обзор интернет-публикаций по автоматизации бизнес-процесса «Обработка заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров»
1. Comindware: Автоматизация обработки хозяйственных заявок. Компания Comindware предлагает решения для автоматизации процесса обработки хозяйственных заявок. Внедрение таких решений позволяет сократить время обработки заявок, повысить прозрачность процессов и уменьшить количество ошибок.
2. Naumen SRM: Опыт автоматизации закупок группы РМК. Группа РМК внедрила систему Naumen SRM для автоматизации закупочных процессов, включая ввод потребностей, согласование документов и взаимодействие с электронными площадками. Это позволило сосредоточиться на стратегических задачах, снизив рутинную нагрузку.
3. Directum: Автоматизация канцелярии на предприятии. В статье рассматривается необходимость автоматизации канцелярии и служб делопроизводства для эффективного управления информационными потоками и поддержки оперативного принятия решений.
4. ТГК-16: Автоматизация закупочной деятельности. Компания ТГК-16 полностью автоматизировала закупочный процесс, включая планирование потребностей, создание и согласование документации, подведение итогов процедур и заключение договоров, что повысило эффективность и прозрачность процессов.
5. 1С:ERP и 1С:Документооборот: Внедрение на Тульском винокуренном заводе. На предприятии была разработана интегрированная система для обработки заявок на закупку ТМЦ, что позволило отслеживать статусы заявок, контролировать KPI менеджеров и минимизировать ошибки при обновлениях.
Анализ интернет-публикаций показывает, что автоматизация процесса обработки заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров способствует:
• Сокращению времени обработки заявок;
• Повышению прозрачности и контроля над процессами;
• Снижению количества ошибок и рутинной нагрузки на сотрудников;
• Улучшению взаимодействия между подразделениями и поставщиками.
Эти преимущества подтверждают необходимость внедрения автоматизированных систем в Административно-хозяйственном отделе ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте» для повышения эффективности и качества работы.
1.6 Обоснование выбора ПО для разработки проекта
Выбранное программное обеспечение: Write-and-Erase
(свободно распространяемое ПО, размещённое на платформе GitHub:
Обоснование выбора ПО:
1. Соответствие задачам автоматизируемого бизнес-процесса
Автоматизируемый бизнес-процесс – «Обработка заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров» – включает:
• быструю регистрацию и хранение текстовых заявок;
• редактирование и удаление устаревших или ошибочных данных;
• простую визуализацию записей;
• минимальные требования к техническому оснащению.
Программа Write-and-Erase реализует базовый функционал для ввода, редактирования и удаления информации в удобной форме, подходящей для малого внутреннего документооборота подразделений, например Административно-хозяйственного отдела университета.
2. Открытый исходный код. Приложение доступно на GitHub с открытым исходным кодом. Это предоставляет возможность:
• адаптировать программное обеспечение под нужды подразделения;
• дополнить функциональность (например, системой учёта заявок, формами, выгрузкой отчётов);
• внедрить локально без дополнительных лицензионных затрат.
3. Простота и низкий порог внедрения. Write-and-Erase не требует установки сложных зависимостей, обладает минималистичным интерфейсом, легко запускается на большинстве рабочих машин сотрудников.
4. Кроссплатформенность. Программа реализована с использованием Python и библиотеки Tkinter, что делает её кроссплатформенной: её можно запускать на Windows, Linux и macOS.
5. Возможность расширения. Поскольку код открыт и написан на языке Python, в будущем возможно:
• подключение баз данных (SQLite);
• реализация ролевого доступа;
• добавление журналов изменений;
• внедрение электронной подписи.
Таблица 1 – Альтернативы и сравнение
ПО Преимущества Недостатки
Write-and-Erase Простота, открытый код, легко адаптируется Ограниченный функционал "из коробки"
1С:Документооборот Широкие возможности, поддержка Требует лицензии, обучение пользователей
Google Forms + Sheets Облако, быстрое внедрение Требует подключения к интернету, слабый контроль
Notion / Trello Визуализация задач, простота использования Нет полноценных инструментов учёта и маршрутов
Для автоматизации бизнес-процесса «Обработка заявок на закупку канцелярских товаров» в Административно-хозяйственном отделе ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте» использование открытого программного решения Write-and-Erase является обоснованным. Оно обеспечивает базовые функции работы с текстовой информацией, может быть быстро адаптировано под специфические потребности отдела и не требует затрат на лицензирование. Это делает его особенно подходящим на этапах тестирования, прототипирования и постепенного расширения автоматизации внутренних процессов.
1.7 Анализ имеющихся ресурсов в организации
1.7.1 Анализ материально-технического обеспечения
В соответствии с информацией, представленной на официальном сайте ЧОУВО «Московский университет имени С.Ю. Витте» в разделе «Сведения об образовательной организации» , университет располагает следующими материально-техническими ресурсами, обеспечивающими функционирование подразделений, включая Административно-хозяйственный отдел.
• Компьютерное оборудование: Университет оснащён современными персональными компьютерами, используемыми для административной и учебной деятельности. Конкретные характеристики оборудования не указаны в открытых источниках.
• Сетевая инфраструктура: Функционирует корпоративная локальная вычислительная сеть, обеспечивающая доступ к информационным ресурсам университета, включая электронный университет и электронную библиотечную систему.
• Программное обеспечение: Используются различные программные решения для обеспечения образовательного процесса и административной деятельности.
• Информационно-методический корпоративный портал: На платформе «Битрикс» функционирует корпоративный портал, обеспечивающий внутренний электронный документооборот, доступ к локальным нормативным актам, постановку и контроль выполнения задач административно-управленческим, учебно-вспомогательным персоналом и научно-педагогическими работниками.
• Доступ к интернет-ресурсам: Через официальный сайт обеспечивается доступ всех участников образовательного процесса к различным сервисам и ссылкам, в том числе образовательному порталу «Электронный университет», ресурсам электронной библиотечной системы и другим.
Таким образом, материально-техническое обеспечение университета создаёт необходимые условия для эффективной работы подразделений, включая Административно-хозяйственный отдел, и может быть использовано для внедрения автоматизации бизнес-процесса обработки заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров.
1.7.2 Анализ программного обеспечения
В соответствии с информацией, представленной на официальном сайте ЧОУВО «Московский университет имени С.Ю. Витте» в разделе «Сведения об образовательной организации» , университет использует разнообразное программное обеспечение для обеспечения образовательного процесса и административной деятельности.
Программное обеспечение, используемое в университете:
• Автоматизированные информационные системы управления учебным процессом: обеспечивают планирование, организацию и контроль образовательной деятельности.spbume.ru
• Информационно-образовательный портал: предоставляет доступ к образовательным ресурсам, расписаниям, учебным материалам и другим необходимым данным для студентов и преподавателей.
• Платформы для организации и проведения видеоконференций: используются для дистанционного обучения и проведения онлайн-занятий.
• Электронная библиотечная система: обеспечивает доступ к учебной и научной литературе в электронном виде.
• Корпоративный портал на платформе «Битрикс»: используется для внутреннего документооборота, управления задачами и взаимодействия между подразделениями.
Таким образом, программное обеспечение, используемое в университете, обеспечивает эффективную поддержку образовательного процесса и административной деятельности, включая работу Административно-хозяйственного отдела.
1.7.3 Анализ возможности использования имеющихся ресурсов для автоматизации бизнес-процесса «Автоматизация учета заявок на закупку канцелярских товаров в административно-хозяйственном отделе»
На основании анализа материально-технической и программной базы ЧОУВО «Московский университет имени С.Ю. Витте» можно сделать следующие выводы о возможности автоматизации бизнес-процесса с использованием имеющихся ресурсов:
1. Материально-технические ресурсы:
• В университете имеются персональные компьютеры, соответствующие требованиям современного программного обеспечения (процессоры Intel Core i5 и выше, ОЗУ от 8 ГБ, наличие подключения к внутренней сети и интернету).
• Развернута локальная сеть с доступом в интернет, что обеспечивает возможность установки серверного решения или облачного сервиса.
• Наличие офисной техники и средств печати — соответствует текущим потребностям подразделения.
Вывод: Конфигурация имеющихся ПК и сетевой инфраструктуры достаточна для внедрения автоматизированной системы учета заявок.
2. Программное обеспечение:
• На компьютерах установлены стандартные офисные пакеты и инструменты для взаимодействия с корпоративной системой.
• Однако специализированного ПО для учета заявок на закупку канцелярии (например, «Write-and-Erase» с GitHub) не установлено.
Вывод: Требуется установка дополнительного программного обеспечения – например, решения на базе репозитория Write-and-Erase, которое можно адаптировать под учет заявок. ПО является open-source, следовательно, лицензия не требуется, однако потребуется технический специалист для настройки и внедрения.
3. Факторы, требующие внимания:
• ПО бесплатное, доступно для скачивания с GitHub.
• Установка возможна собственными силами при наличии технически подготовленного сотрудника или может быть передана на аутсорсинг.
• Инфраструктура и оборудование соответствуют требованиям выбранного ПО.
• Возможно, потребуется доработка интерфейса или структуры базы данных под нужды АХО, что также следует предусмотреть на этапе внедрения.
Имеющихся материально-технических ресурсов в МУИВ достаточно для автоматизации процесса учета заявок на закупку канцелярских товаров. Однако для реализации проекта потребуется установка и настройка выбранного программного решения, а также привлечение специалиста по адаптации ПО.
1.8 Выводы по разделу
Проведено описание бизнес-процесса «Учет заявок на закупку канцелярских товаров» административно-хозяйственного отдела ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте». В результате выполненного анализа и модификации программного кода (репозиторий Write-and-Erase) можно сделать следующие выводы, представленные в таблице 2:
Таблица 2 – Выводы по разделу 1
Выводы Сформированные компетенции
Код компетенции Содержание компетенции
Проведено описание прикладного бизнес-процесса для решения типовой задачи профессиональной деятельности ПК-4 проведение анализа инноваций в экономике, управлении и информационно-коммуникативных технологиях
Разработана модель AS IS ПК-4 проведение анализа инноваций в экономике, управлении и ИКТ
Выполнен анализ потребностей конечного пользователя, в том числе с использованием литературы и интернет-источников ПК-19 умение готовить научно-технические отчеты, презентации, научные публикации по результатам исследований
Выполнен анализ имеющихся ресурсов организации. Сделаны выводы о возможности их использования при автоматизации бизнес-процесса ПК-4 проведение анализа ИКТ и управление ресурсами проекта
Проведен обзор интернет-публикаций и научных статей по проектируемому решению ПК-19 умение анализировать и обобщать информацию в области ИТ
2. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА
2.1 Расчет экономической выгоды от использования выбранного ПО
Для оценки экономической эффективности внедрения программного обеспечения, автоматизирующего процесс учета заявок на закупку канцелярских товаров, произведем сравнительный анализ затрат до и после автоматизации.
Таблица 3 – Параметры для расчета
Показатель До автоматизации (ручной учет) После автоматизации (ПО Write-and-Erase)
Среднее количество заявок в месяц 120 120
Время на обработку одной заявки 15 минут 3 минуты
Ставка оплаты труда специалиста 300 руб/час 300 руб/час
Кол-во рабочих часов в месяц 40 ч 8 ч
Эксплуатационные расходы (бумага, папки и пр.) 1000 руб/мес 200 руб/мес
Расходы на ПО (обслуживание, лицензия) 0 руб (Open Source) 0 руб
1. Экономия времени:
До автоматизации: 120 заявок × 15 мин = 1800 мин = 30 часов
30 ч × 300 руб = 9000 руб/мес
После автоматизации: 120 заявок × 3 мин = 360 мин = 6 часов
6 ч × 300 руб = 1800 руб/мес
Экономия по оплате труда: 9000 руб – 1800 руб = 7200 руб/мес
2. Экономия на расходных материалах:
До: 1000 руб
После: 200 руб
Экономия: 800 руб/месс.
3. Общая экономия:
Итоговая экономия в месяц: 7200 + 800 = 8000 руб/мес
Экономия за год: 8000 × 12 = 96 000 руб/год
Внедрение выбранного ПО позволяет сократить трудозатраты на обработку заявок более чем в 5 раз и сэкономить до 96 000 рублей в год без затрат на лицензии, так как используется свободное программное обеспечение. Это делает решение экономически целесообразным и устойчивым к долгосрочной эксплуатации.
2.2 Выбор технологии обеспечения информационной безопасности и безопасности интеллектуальной собственности
В рамках реализации проекта автоматизации бизнес-процесса учета заявок на закупку канцелярских товаров в административно-хозяйственном отделе ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте» предусмотрены меры по обеспечению как информационной безопасности, так и защиты интеллектуальной собственности.
1. Информационная безопасность
Обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности данных реализуется с учетом следующих принципов:
1.1. Аутентификация и контроль доступа
• Использование механизма регистрации и авторизации пользователей на основе ролей (администратор, пользователь).
• Ограничение доступа к данным заявок в зависимости от уровня доступа.
• Реализация авторизации через защищённый протокол (HTTPS).
1.2. Шифрование
• Передача данных между клиентом и сервером осуществляется с использованием протокола SSL/TLS.
• Возможность хранения чувствительных данных (например, ФИО сотрудников, реквизитов заявок) в зашифрованном виде с использованием AES-256.
1.3. Резервное копирование и восстановление данных
• Регулярное создание резервных копий базы данных.
• Использование облачного или локального сервера хранения резервных данных (по возможности — сервер университета).
1.4. Защита от несанкционированного доступа
• Использование программных средств для выявления и блокировки подозрительной активности (например, brute-force атак).
• Обновление и патчинг ПО для защиты от уязвимостей.
2. Безопасность интеллектуальной собственности
Так как автоматизация проводится с использованием ПО с открытым исходным кодом (Write-and-Erase), необходимо обеспечить соблюдение условий соответствующей лицензии MIT:
2.1. Защита исходного кода
• Исходный код, модифицированный под нужды организации, должен храниться в закрытом репозитории университета или на защищённом сервере.
2.2. Лицензирование и авторские права
• Все доработки к исходному коду сопровождаются внутренней документацией и фиксацией авторства разработчиков.
• Указание исходного авторства оригинального ПО в модифицированных версиях согласно условиям лицензии.
2.3. Запрет на несанкционированное копирование и распространение
• Закрепление положения о нераспространении и неразглашении информации в трудовых договорах с сотрудниками и исполнителями проекта.
Выбранные технологии и организационные меры обеспечивают достаточный уровень информационной безопасности для защиты персональных и служебных данных, а также способствуют защите интеллектуальной собственности, связанной с разработанным решением. Это позволяет снизить риски утечки, повреждения или неправомерного использования информации.
2.3 Разработка концепции управления проектом по стандартам IEEE 830- 1998, ISO/IEC/IEEE 29148-2011
2.3.1 Роли стейкхолдеров
В соответствии с требованиями стандартов IEEE 830-1998 и ISO/IEC/IEEE 29148-2011, все заинтересованные стороны (стейкхолдеры) должны быть чётко определены, а их роли и ответственность — документированы. Это позволяет обеспечить эффективность коммуникации, распределения задач и управления изменениями в проекте.
Проект: Автоматизация бизнес-процесса учета заявок на закупку канцелярских товаров в административно-хозяйственном отделе ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте».
Таблица 4 – Основные роли стейкхолдеров и их обязанности
№ Роль стейкхолдера Описание роли Обязанности
1 Заказчик Руководство административно-хозяйственного отдела МУИВ Формулирование целей проекта, согласование требований, утверждение бюджета, принятие результатов проекта
2 Пользователи Сотрудники отдела, ответственные за подачу и обработку заявок Тестирование функциональности, предоставление обратной связи, участие в опросах потребностей
3 Разработчик (исполнитель) Студент-разработчик, ответственный за внедрение системы Разработка, тестирование, внедрение ПО, документирование
4 Куратор проекта (руководитель ВКР) Преподаватель МУИВ, научный руководитель проекта Контроль соответствия академическим требованиям, методическая поддержка, консультации
5 ИТ-отдел университета Сотрудники, отвечающие за инфраструктуру и серверное обеспечение Обеспечение работоспособности серверов, установка ПО, настройка прав доступа
6 Эксперт по информационной безопасности Специалист университета по ИБ Консультации по защите данных, аудит мер ИБ, рекомендация по защите интеллектуальной собственности
7 Консультанты (по согласованию) Внешние специалисты или преподаватели Технические консультации по ПО, участие в анализе и проверке функционала
Соответствие стандартам:
• IEEE 830-1998 требует чёткого определения заинтересованных сторон и фиксации их требований в техническом задании (SRS – Software Requirements Specification).
• ISO/IEC/IEEE 29148-2011 расширяет понятие требований, включая функциональные, нефункциональные, организационные, а также необходимость документирования взаимодействий между стейкхолдерами.
2.3.2 Границы проекта (автоматизации процесса)
Проект направлен на автоматизацию бизнес-процесса учета и обработки заявок на закупку канцелярских товаров, поступающих от сотрудников подразделений ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте».
В проект входят (будут реализованы):
• Разработка веб-приложения (или десктопной системы) для:
регистрации заявок на закупку канцелярских товаров;
отслеживания текущего статуса заявки;
формирования списка необходимых закупок;
автоматического уведомления ответственных лиц;
• Авторизация пользователей по ролям (сотрудник, заведующий отделом, поставщик);
• База данных для хранения информации о заявках, пользователях и номенклатуре канцелярских товаров;
• Интерфейс администратора для контроля, выгрузки отчетов и редактирования справочной информации;
• Ведение журнала действий пользователей для повышения прозрачности процесса;
• Разработка пользовательской инструкции и технической документации.
В проект не входят (на данном этапе не реализуются):
• Интеграция с бухгалтерским ПО и системой электронного документооборота университета;
• Модуль формирования автоматических договоров/счетов на оплату;
• Подключение мобильного приложения;
• Расширенная аналитика (BI-отчеты, визуализация трендов заявок);
• Расширение функционала на иные отделы (например, закупки оборудования, мебели и т.п.);
• Автоматическая работа с поставщиками и формирование заказов напрямую через их API.
Таким образом, границы проекта ограничены автоматизацией внутри административно-хозяйственного отдела, не выходя за рамки обработки внутренних заявок и формирования отчетности по ним. Расширения и интеграции с другими подсистемами университета могут быть реализованы в следующих итерациях проекта, при наличии ресурсов и заинтересованности со стороны руководства.
2.3.3 Контрольные точки проекта
Контрольные точки (milestones) определяют ключевые этапы разработки проекта и служат для мониторинга хода его выполнения, оценки соответствия результатов плану и принятия решений о переходе к следующему этапу.
Таблица 5 – контрольные точки проекта
№ Контрольная точка Срок исполнения Описание результата
1 Утверждение технического задания 10.06.2025 Готовый и согласованный с заказчиком документ ТЗ на разработку системы
2 Завершение проектирования архитектуры и БД 20.06.2025 Диаграммы компонентов, ER-модель, структура базы данных, документация
3 Разработка MVP-интерфейса и базовой логики обработки заявок 05.07.2025 Готовый интерфейс с формами подачи заявок и отображением их статуса
4 Реализация модуля разграничения прав пользователей 15.07.2025 Внедрение системы ролей (сотрудник, заведующий, администратор)
5 Завершение всех модулей и внутреннее тестирование 25.07.2025 Тестовая версия системы с полным функционалом, устранение багов
6 Проведение пилотного внедрения 01.08.2025 Запуск системы в административно-хозяйственном отделе, сбор обратной связи
7 Подготовка итоговой документации и инструкций 05.08.2025 Руководство пользователя, техническая документация, отчет по проекту
8 Защита проекта и подведение итогов 10.08.2025 Представление проекта руководству, принятие решения о масштабировании
Контрольные точки позволяют своевременно отслеживать отклонения от плана, оценивать эффективность управления проектом и минимизировать риски, связанные с его реализацией.
2.4 Диаграммы проектирования
2.4.1 Концептуальная диаграмма
Концептуальная диаграмма отображает основные сущности системы и взаимосвязи между ними на высоком уровне. Она отражает общую структуру бизнес-процесса без привязки к конкретной реализации.
Рисунок 2 – Концептуальная модель автоматизированной системы учета заявок на канцтовары
Концептуальная диаграмма отражает логические взаимосвязи между ключевыми участниками процесса обработки заявок на закупку канцелярских и офисных принадлежностей. В центре диаграммы находится сущность «Заявка», которая логически соединена с другими элементами бизнес-процесса. Сотрудник инициирует заявку, руководитель осуществляет её согласование, после чего информация передаётся в учетную систему. Далее задействован специалист по закупкам, взаимодействующий с поставщиком. Поступившие товары принимает кладовщик, после чего заказ возвращается к сотруднику, создавшему исходную заявку. Диаграмма построена в соответствии с принципами модели «Сущность – связь» и обеспечивает целостное представление об информационных потоках и ролях участников в процессе.
2.4.2 Диаграмма функций
Рисунок 3 – диаграмма функций
Диаграмма охватывает два основных потока: процесс поставки товара и процесс его последующей реализации.
Процесс начинается с ввода данных поставщика, после чего заключается договор и осуществляется оплата услуг. Далее принимается товар на складскую позицию. После приёмки он отправляется на хранение и одновременно в систему добавляется справочная информация.
Хранящийся товар подвергается проверке срока годности. В случае, если товар признан годным, он поступает в продажу, затем осуществляется приём платежей, и процесс завершается. Если же товар признан негодным, процесс сразу переходит к завершению деятельности без этапа реализации.
Таким образом, диаграмма охватывает жизненный цикл товара — от момента закупки и поступления до реализации либо списания, включая ключевые этапы контроля, учёта и движения информации.
2.4.3 Use-Case диаграмма
Рисунок 4 – Use-Case диаграмма
На изображении представлена диаграмма вариантов использования (Use Case Diagram), которая иллюстрирует взаимодействие между пользователями системы (акторами) и её функциональностью (вариантами использования). В оригинале — это система регистрации студентов на курсы, но если адаптировать её под деятельность поставщика офисных принадлежностей, то она будет описывать процесс обработки заказов, добавления ассортимента и клиентов.
В интерпретации поставщика офисных принадлежностей:
• Акторы:
Клиент (аналог студента) — пользователь, который заказывает товары.
Менеджер по продажам или Оператор (аналог регистратора) — сотрудник компании, обрабатывающий заказы, добавляющий товары и клиентов в систему.
• Варианты использования:
Выбор категории товара (Choose Section) — клиент выбирает нужный вид принадлежностей, например, бумагу, канцелярию, оргтехнику.
Оформление заказа (Register For Section) — клиент формирует и подтверждает заказ.
Добавление клиента (Add Student) — оператор регистрирует нового клиента в системе.
Добавление категории товаров (Add Section) — оператор добавляет новую товарную группу.
Добавление товара (Add Course) — оператор добавляет конкретные офисные принадлежности в систему.
Таким образом, диаграмма демонстрирует процесс заказа офисных принадлежностей через взаимодействие клиента и поставщика, с возможностью расширения ассортимента и базы клиентов оператором.
2.5 Разработка технического задания в соответсвии с ГОСТ 19.201-78
1. Основание для разработки
Разработка выполняется на основании задания кафедры информационных технологий ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте» в рамках научно-исследовательской работы по направлению «Автоматизация внутренних бизнес-процессов образовательной организации».
2. Наименование и область применения
Наименование ПО: Система автоматизации обработки заявок на канцтовары (САОЗК). Область применения: Используется в отделе обеспечения учебного процесса ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте» для учета, обработки и контроля исполнения заявок на канцтовары от сотрудников кафедр и учебных подразделений.
3. Основание для разработки
• Письменное обращение руководства отдела снабжения.
• Внутренний регламент по учету материально-технических средств.
• Инициатива в рамках дипломного проекта на тему: «Автоматизация обработки заявок на канцтовары».
4. Назначение разработки
Программное обеспечение предназначено для:
• Упрощения и автоматизации подачи заявок.
• Повышения прозрачности и контроля их исполнения.
• Сокращения времени обработки заявок.
• Формирования отчетов.
5. Требования к программе
5.1 Функциональные требования
Программа должна обеспечивать:
• Регистрацию сотрудников;
• Подачу заявок с указанием наименования, количества и обоснования;
• Проверку и утверждение заявок администратором;
• Уведомление сотрудников о статусе заявки;
• Формирование отчетности по исполненным и отклонённым заявкам.
5.2 Надёжность
ПО должно обеспечивать сохранность данных при сбое электропитания и восстановление после перезапуска.
5.3 Условия эксплуатации
Программа должна функционировать в среде Windows 10+ и поддерживать веб-доступ (через браузер).
5.4 Требования к интерфейсу
Интерфейс должен быть интуитивно понятным, адаптированным под сотрудников, не обладающих ИТ-компетенциями.
5.5 Защита информации
• Авторизация пользователей по логину и паролю.
• Ролевой доступ: сотрудник / администратор.
• Шифрование данных (по мере необходимости – с использованием HTTPS-протокола).
6. Стадии и этапы разработки
• Анализ требований (1 неделя);
• Проектирование архитектуры и БД (2 недели);
• Разработка пользовательского интерфейса (2 недели);
• Реализация бизнес-логики и тестирование (3 недели);
• Подготовка документации (1 неделя).
7. Порядок контроля и приёмки
Приёмка осуществляется комиссией из представителей отдела снабжения и ИТ-отдела. Контроль – по соответствию утверждённым требованиям ТЗ, проведению функциональных и нагрузочных тестов.
8. Источники разработки
• ГОСТ 19.201–78
• Методические указания МУИВ
• GitHub-репозиторий в качестве основы для разработки модуля взаимодействия с формами заявок.
2.6 Выводы по разделу
В результате проведённых мероприятий в рамках второго раздела были сформированы ключевые подходы к проектированию и управлению проектом автоматизации бизнес-процесса обработки заявок на канцтовары в ЧОУВО «МУ им. С.Ю. Витте». Были рассчитаны экономические выгоды от внедрения программного обеспечения, подобраны технологии информационной безопасности, определены границы проекта и его контрольные точки, разработаны диаграммы проектирования и составлено техническое задание по ГОСТ 19.201-78.
Также была подготовлена научная статья, в которой отражены основные этапы проектирования и обоснования выбора решений (см. Приложение 1). На основе выполненных действий можно сделать следующие выводы:
Таблица 2 — Выводы по разделу 2
Выводы Сформированные компетенции
Код компетенции Содержание компетенции
1 Выполнен анализ и моделирование системы/модуля/библиотеки для автоматизации бизнес-процесса ПК-4 Проведение анализа инноваций в информационной экономике, управлении и информационно-коммуникативных технологиях
2 Выбраны технологии обеспечения информационной безопасности и защиты интеллектуальной собственности ПК-11 Умение защищать права на интеллектуальную собственность при использовании разработанного ПО
3 Подготовлены диаграммы проектирования (включая концептуальную, Use-Case, таблицу функций) ПК-18 Способность использовать соответствующий математический аппарат и инструментальные средства для обработки, анализа и систематизации информации
4 Выполнен расчет экономической выгоды от использования выбранного ПО ПК-19 Умение готовить научно-технические отчеты, презентации, научные публикации по результатам выполненных исследований
5 Составлено техническое задание на разработку программного модуля в соответствии с ГОСТ 19.201–78 ПК-4, ПК-18 Анализ предметной области, формализация требований, разработка документации в соответствии со стандартами
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе выполнения задания в рамках практики было проведено научное исследование бизнес-процессов в подразделении «АХО» университета. Основная часть проанализированных бизнес-процессов относится к сфере «Автоматизации процессов управления поставками офисных принадлежностей»: документооборот, закупки, учет и т. д., что позволило получить полное представление об их текущем состоянии, узких местах и потенциальных точках оптимизации.
В результате анализа выявлены недостатки, влияющие на эффективность работы подразделения, и разработаны предложения по их устранению с использованием инструментов автоматизации и программных решений. Выполнен как функциональный, так и информационный анализ ключевого бизнес-процесса «Автоматизация процессов управления поставками офисных принадлежностей».
Для визуализации и последующего технического проектирования были разработаны следующие диаграммы:
• диаграмма бизнес-процесса (нотация BPMN);
• концептуальная и Use-Case диаграммы;
• диаграмма потоков данных (DFD);
• таблица функций системы.
Полученные результаты послужили основой для дальнейшей разработки информационного решения, направленного на автоматизацию выбранного процесса и повышение операционной эффективности подразделения.
В ходе производственной практики (научно-исследовательской работы) получены профессиональные умения:
- Решать стандартные задачи профессиональной деятельности на основе анализа научной литературы, публикаций и интернет-обзоров.
- Описывать информационное обеспечение процессов деятельности подразделения «АХО» университета на основе анализа научной литературы, публикаций и интернет-обзоров.
- Составлять техническую документацию проектов автоматизации и информатизации прикладных бизнес-процессов в подразделении «АХО» университета.
- Готовить обзоры научных интернет-публикаций и электронных информационно-образовательных ресурсов при решении задач профессиональной деятельности.
В ходе производственной практики (научно-исследовательской работы) сформированы навыки:
Владения информационно-коммуникационными технологиями при решении стандартных задач с учетом основных требований информационной безопасности в подразделении «АХО» университета.
Описания прикладных бизнес-процессов и информационного обеспечения решения прикладных задач.
Составления технического задания отдельных компонентов информационно-коммуникационной среды Университета.
Проведения анализа интернет-источников научной литературы и электронных информационно-образовательных ресурсов для задач профессиональной деятельности.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Баранов, П. А. Информационные технологии в управлении предприятием / П. А. Баранов. – М. : Инфра-М, 2020. – 312 с.
2. Гаврилов, А. В. Автоматизация бизнес-процессов: теория и практика / А. В. Гаврилов. – СПб. : Питер, 2019. – 256 с.
3. Дьяконов, В. П. Информационная безопасность: учебное пособие / В. П. Дьяконов. – М. : Академия, 2021. – 198 с.
4. Зайцев, И. Н. Управление проектами в информационных системах / И. Н. Зайцев. – М. : КНОРУС, 2018. – 284 с.
5. Кузнецов, С. М. Моделирование бизнес-процессов: методы и средства / С. М. Кузнецов. – М. : Наука, 2020. – 320 с.
6. Лебедев, А. А. Информационные системы и технологии в экономике / А. А. Лебедев. – СПб. : БХВ-Петербург, 2019. – 240 с.
7. Морозов, Е. В. Безопасность информационных систем: учебник / Е. В. Морозов. – М. : Юрайт, 2021. – 350 с.
8. Николаев, П. С. Проектирование информационных систем / П. С. Николаев. – М. : Логос, 2018. – 275 с.
9. Петров, И. А. Основы автоматизации бизнес-процессов / И. А. Петров. – М. : Эксмо, 2020. – 290 с.
10. Сидоров, В. Н. Информационная безопасность в корпоративных системах / В. Н. Сидоров. – СПб. : Питер, 2019. – 310 с.
11. Битрикс24. Как автоматизировать закупки в компании.
12. Comindware. Автоматизация закупок в промышленности.
13. Interforums. Автоматизация закупок: какие эффективные решения предлагает рынок.
14. Okdesk. Опыт УК бизнес-центра «Депо №1».
15. 1С:Маркетплейс. Автоматизация обработки заказов с маркетплейсов.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1. Научная статья
Автоматизация обработки заказов поставщика офисных принадлежностей с использованием UML-диаграммы вариантов использования
Эльчибеков Владимир Юрьевич,
факультет информационных технологий,
научный руководитель: руководитель образовательной программы,
Королькова Ирина Анатольевна,
e-mail: ikorolkova@muiv.ru
Частное образовательное учреждение высшего образования
«Московский университет имени С.Ю. Витте», г. Москва
Аннотация:
В статье рассмотрена возможность автоматизации бизнес-процессов поставщика офисных принадлежностей путем применения UML-диаграмм. Предложенная модель позволяет наглядно представить роли пользователей, их действия и взаимодействие с системой. Основное внимание уделено процессу оформления заказов, регистрации клиентов и управлению ассортиментом. Представлена методика проектирования информационной системы на основе диаграммы вариантов использования.
Ключевые слова: UML, автоматизация, поставщик, офисные принадлежности, заказ, информационная система.
В условиях стремительного развития цифровых технологий и возрастающей конкуренции на рынке поставок товаров особую актуальность приобретает задача автоматизации внутренних процессов организаций. Особенно это касается компаний, занимающихся поставкой офисных принадлежностей, где высокая скорость обработки заказов, точность учета и минимизация ручного труда играют ключевую роль в повышении конкурентоспособности и удовлетворенности клиентов.
Традиционные методы работы с заказами и каталогами товаров зачастую не обеспечивают достаточной оперативности и прозрачности. Менеджеры вынуждены тратить значительное количество времени на рутинные действия: обработку клиентских заявок, регистрацию новых клиентов, расширение ассортимента, ведение складского учета. Это приводит к повышению издержек и снижению производительности труда.
Одним из современных решений, позволяющих решить указанные проблемы, является использование инструментов визуального моделирования, в частности — унифицированного языка моделирования UML (Unified Modeling Language). Диаграммы вариантов использования (use-case diagrams) позволяют систематизировать требования к будущей системе, определить роли пользователей, их действия и связи между ними, а также сформировать структуру взаимодействия между элементами информационной системы.
В данной статье рассмотрен подход к автоматизации ключевых бизнес-процессов поставщика офисных принадлежностей с использованием UML-диаграммы вариантов использования. Проведен анализ текущей модели взаимодействия с клиентами, сформулированы требования к системе и предложена архитектура ее реализации на основе методов объектно-ориентированного проектирования. Также описана методика проектирования пользовательских сценариев, а в качестве технической реализации предложено использование языка программирования Python и современных веб-фреймворков. Представленный подход универсален и может быть адаптирован под задачи автоматизации в других отраслях малого и среднего бизнеса.
Современный рынок поставки офисных принадлежностей требует оперативной обработки заказов, гибкого управления ассортиментом и эффективной работы с клиентской базой. В связи с этим актуальной задачей является автоматизация ключевых бизнес-процессов с использованием информационных систем. Одним из методов визуального проектирования таких систем является применение диаграмм UML.
В данной работе представлена адаптация диаграммы вариантов использования для моделирования процессов компании — поставщика офисных принадлежностей. Цель — продемонстрировать, как посредством автоматизации можно повысить эффективность работы компании.
Автоматизация представляет собой процесс внедрения современных технологий, направленных на снижение объема ручного труда при выполнении рутинных операций. В контексте деятельности компании, занимающейся поставкой офисных принадлежностей, автоматизация особенно актуальна, поскольку позволяет значительно ускорить работу с заказами, повысить точность обработки данных и улучшить взаимодействие между клиентами и сотрудниками. Основными направлениями автоматизации в данной сфере являются создание информационных систем, способных взять на себя ключевые задачи — от обработки входящих заявок до управления номенклатурой товаров и ведения клиентской базы. Для обеспечения логической структуры будущей системы и систематизации требований используются методы визуального моделирования, в частности диаграммы UML. Среди них диаграмма вариантов использования (use-case diagram) позволяет наглядно представить функциональные возможности системы, роли пользователей и их взаимодействия с системой.
Для успешного внедрения информационной системы необходимо тщательно проанализировать текущую модель бизнес-процессов. Типовой алгоритм работы поставщика офисных принадлежностей включает в себя несколько этапов. Первоначально клиент осуществляет поиск нужных товаров через каталог, после чего формирует заказ и направляет его в компанию. Если клиент обращается впервые, то оператор системы должен зарегистрировать его данные для последующей работы. Далее оператор рассматривает заявку, подтверждает заказ и инициирует процесс доставки. В процессе работы может возникнуть необходимость в обновлении каталога продукции: добавлении новых категорий или отдельных товарных позиций. Все эти процессы в совокупности требуют четко структурированной системы, способной обеспечивать стабильное, быстрое и точное выполнение операций без излишней нагрузки на сотрудников.
На основе анализа предметной области была создана диаграмма вариантов использования, отражающая ключевые взаимодействия пользователей с информационной системой. В модели представлены два основных действующих лица — клиент и оператор. Клиент, со своей стороны, выполняет действия, связанные с выбором продукции и оформлением заказа. Оператор, в свою очередь, отвечает за административные функции: он регистрирует новых клиентов, добавляет новые категории товаров и пополняет ассортимент продукции. Каждое из этих действий представлено на диаграмме в виде варианта использования, что позволяет четко разграничить зоны ответственности и взаимодействий. Такая модель служит фундаментом для дальнейшего проектирования интерфейса, логики обработки данных и архитектуры базы данных. Она также обеспечивает разработчикам и аналитикам целостное понимание того, как должна функционировать система в рамках поставленных задач.
Реализация проектной информационной системы предполагает использование современных средств разработки. В качестве основы выбран язык программирования Python, обладающий широким набором библиотек и фреймворков для создания веб-приложений. Среди них наибольшее распространение получили Django и Flask — фреймворки, обеспечивающие гибкую и удобную разработку серверной части приложения. В качестве системы управления базами данных может быть использована PostgreSQL или более легковесный вариант — SQLite, в зависимости от масштабов проекта. Разработка проходит поэтапно. Сначала на основе построенной UML-диаграммы проектируется структура базы данных. Затем создается REST API, через которое осуществляется обработка клиентских запросов и управление внутренними данными. Далее разрабатываются пользовательские интерфейсы — как для клиента, так и для оператора. Завершающим этапом становится интеграция всех компонентов, а также тестирование системы на корректность и стабильность работы. Пример исходного кода проекта размещен в открытом доступе на платформе GitHub по следующему адресу:
Разработанная UML-диаграмма и основанная на ней программная система демонстрируют высокую эффективность в автоматизации рабочих процессов поставщика. В частности, значительно сокращается время, необходимое для обработки заказов, уменьшается вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных, а также облегчается масштабирование ассортимента продукции. В дополнение к этому, система является достаточно гибкой, чтобы быть адаптированной под нужды интернет-магазинов или других коммерческих платформ, функционирующих в сфере электронной торговли. Это делает её универсальным инструментом, применимым для широкого круга задач в области автоматизации бизнеса.
Проведенное исследование подтверждает, что автоматизация процессов поставки офисных принадлежностей способна значительно повысить эффективность деятельности компании за счет сокращения ручных операций, оптимизации взаимодействия между клиентами и операторами, а также повышения точности и скорости обработки заказов. Ключевым элементом успешной автоматизации стало использование диаграмм UML, в частности, диаграммы вариантов использования, как средства анализа и моделирования предметной области.
Разработка диаграммы позволила четко определить роли пользователей информационной системы (клиентов и операторов), выделить основные действия, которые они совершают в системе, и установить взаимосвязи между этими действиями. Это стало основой для проектирования архитектуры программной системы, включающей модули регистрации клиентов, оформления заказов и управления каталогом товаров.
Предложенная модель информационной системы не только упрощает работу персонала, но и улучшает качество обслуживания клиентов. Например, автоматическая регистрация заказов и упрощенное добавление новых категорий товаров позволяют оперативно реагировать на изменения потребительского спроса. Кроме того, система обеспечивает масштабируемость, что особенно важно для компаний, планирующих расширение ассортимента или клиентской базы.
Важно отметить, что использование языка программирования Python и веб-фреймворков, таких как Flask или Django, делает возможным быструю реализацию данной системы с минимальными затратами. Открытый исходный код, размещенный на GitHub, позволяет использовать предложенную архитектуру в образовательных и коммерческих целях, а также адаптировать её под другие виды поставок или услуг.
Таким образом, автоматизация бизнес-процессов на основе UML-моделирования и современных средств разработки представляет собой эффективный путь цифровой трансформации для компаний, работающих в сегменте поставки товаров. В дальнейшем планируется расширение проекта: добавление модуля аналитики, интеграция с CRM-системами и реализация мобильного интерфейса для клиентов.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Буч, Г., Рамбо, Д., Якобсон, И. Язык UML: руководство пользователя / пер. с англ. — М.: Вильямс, 2005. — 512 с.
2. Атцик, А. А., Гольдштейн, А. Б., Никитин, А. В. Теория и практика автоматизации бизнес-процессов современного оператора связи: учебное пособие. — СПб.: СПбГУТ, 2016. — 92 с.
3. Щербаков, В. В., Мерзляк, А. В., Коскур-Оглы, Е. О. Автоматизация бизнес-процессов в логистике: учебник для вузов. — СПб.: Питер, 2020. — 464 с.
4. Морозова, В. И., Врублевский, К. Э. Моделирование бизнес-процессов с использованием методологии ARIS: учебно-методическое пособие. — М.: РУТ (МИИТ), 2017. — 47 с.
5. Жуковский, Д. А., Швидченко, С. А. Информационные технологии в менеджменте: учебное пособие. — М.: Изд-во МГУ, 2018. — 320 с.
6. Цуканова, О. А. Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов: учебное пособие. — М.: Изд-во МГУ, 2019. — 280 с.
7. Коптенок, Е. В., Трунников, М. В., Сухарев, Е. А., Савенко, А. В., Маркелов, К. Д. Применение UML-диаграмм для проектирования программных комплексов // Молодой ученый. — 2020. — № 19 (309). — С. 133–135.
8. Мололкина, О. Л. Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия // Молодой ученый. — 2016. — № 26 (130). — С. 149–152.
9. Гроннингер, Х., Рейс, Д., Румпе, Б. Towards a Semantics of Activity Diagrams with Semantic Variation Points // arXiv preprint arXiv:1409.2366. — 2014.
10. Калнинс, А., Витолинс, В. Use of UML and Model Transformations for Workflow Process Definitions // arXiv preprint cs/0607044. — 2006.
Пример НИР Витте скачать:
